Vienkārši soļi, lai izveidotu projekta budžetu

Pieredzējušiem projektu vadītājiem un tiem, kas strādā lielos uzņēmumos, būs programmatūra un grāmatveži, lai palīdzētu viņiem apkopot projektu budžetus. Bet kas notiks, ja ne? Ja jūs skatāties uz tukšu izklājlapu vai e-pastu no sava projekta sponsora, lūdzot, lai jūs apkopotu projekta finanses, šis raksts ir par jums.

Mēs apskatīsim piecas lietas, kas jums jādara, lai izveidotu pamata projekta budžetu.

Izmantojiet savu uzdevumu sarakstu

Pirmkārt, veiciet projekta uzdevumu sarakstu. Iespējams, ka jums ir arī darba sadalījuma struktūra, un, ja jums tā ir, vislabāk to izmantot. Bet uzdevumu saraksts darīs tik ilgi, kamēr tas visaptveroši aptvers visu, kas jums jādara, lai veiktu projektu.

Ja jums nav uzdevumu saraksta, ir pienācis laiks to izveidot. Pierakstiet visu, kas jums jādara, un lietas, kas jums ir jāveido, jāizgatavo vai jāpabeidz pirms projekta pabeigšanas. Tam nav jābūt kādā noteiktā secībā, bet tajā ir jāiekļauj viss.

Visbeidzot šajā solī, idejas idejas ar savu projekta komandu, jo noteikti ir kaut kas, ko esat aizmirsis. Daudzas galvas ir labākas par vienu!

Novērtējiet katru komponentu

Tagad iet cauri savam sarakstam un izstrādājiet katras preces cenu. Piemēram, uzdevums, kurā teikts, ka “jāizveido sanāksmes, lai apspriestu prasības”, varētu ietvert iegādi un iznomāšanu, sanāksmju telpas vai jebkādu nepieciešamo resursu iegādi, piemēram, projektoru vai papīra tāfeles. Ar to ir saistītas izmaksas, tāpēc saņemiet cenas par savu istabu un citu aprīkojumu un atzīmējiet to.

Dariet to visu uzdevumu sarakstā, lai jūs galu galā iegūtu cenu pret katru vienumu. Dažiem projekta uzdevumiem var nebūt pievienota cena, un tas ir OK.

Pievienojiet kopā aprēķinus

Tālāk pievienojiet visus savus aprēķinus. To ir vieglāk izdarīt, ja izklājlapā izveidojat vienumu sarakstu, pievienojat izmaksas nākamajā slejā un pēc tam kopējais kolonna apakšā. Ļaujiet izklājlapai veikt matemātiku jums! Tā kļūst par jūsu budžeta izklājlapu.

Ir laba ideja grupēt izmaksas arī kategorijās, lai jūs varētu viegli redzēt, kur notiek lielākā daļa naudas. Izmantot tādas kategorijas kā “Project Start Up”, “Infrastructure” vai “Training” - izvēlieties grupas, kas projekta kontekstā nozīmē kaut ko.

Pievienot neparedzētus un nodokļus

Būtu lieliski, ja jums būtu kristāla bumba un varētu prognozēt šīs izmaksas ar 100% precizitāti, bet jūs droši vien nejūtaties pārliecināti par savu spēju to darīt! Tā ir situācija, kad notiek situācija. Tas ir naudas fonds, kas balstās uz pārliecību, ka jums ir tiesības uz tām. Tas neattiecas uz kādu konkrētu uzdevumu. Tas ir vispārējs „avārijas pot”, ja jums ir kaut kas nepareizi vai kaut kas pa kreisi no kļūdām.

Ja jūs nezināt, cik daudz neparedzētu apstākļu jāpievieno, apmeklējiet 10% no kopējās summas, ko izveidojāt 3. darbībā. Tas nav zinātniski pamatots, ka daudzi projektu vadītāji izmanto un sniedz jums mazliet mazāku budžetu jūsu gadījumā tev to vajag.

Pievienojiet budžeta izklājlapā rindu apakšējā daļā, kurā teikts “Ārkārtas stāvoklis”, un norādiet izmantoto procentuālo daļu.

Neaizmirstiet pievienot jebkādus pārdošanas nodokļus vai citus nodokļus, kas nav skaidri iekļauti jūsu atsevišķās rindas vienības aplēsēs.

Pievienojiet to visu, un tā ir jūsu galīgā budžeta summa.

Saņemt apstiprinājumu

Pēdējais, kas jādara, ir panākt, lai jūsu vadītājs vai projekta sponsors apstiprinātu jūsu budžetu. Runājiet ar viņiem par to, kā jūs to ievietojat kopā un kādi elementi veido jūsu kopējo budžetu.

Tieši tā! Projekta budžeta veidošana ir būtiska projekta vadības prasme, un šī rokasgrāmata ļaus jums izveidot projekta budžetu.