Administratīvā asistenta darba apraksts: Alga, prasmes un vairāk

Administratīvie asistenti, tostarp sekretāri, ir biroja funkcionalitātes pamats. Tie raksta un sagatavo dokumentus, ieplāno tikšanās un uztur failus. Viņi atbild uz telefoniem un tiešajiem zvaniem un palīdz darbiniekiem. Dažos birojos viņi var rīkoties ar grāmatvedības pamatuzdevumiem, un viņi var pieņemt maksājumus no klientiem un klientiem.

2016. gadā ASV strādāja aptuveni 4 miljoni administratīvo asistentu un sekretāru.

Administratīvā asistenta pienākumi un pienākumi

Administratīvo asistentu pienākumi var atšķirties atkarībā no amata veida, kurā viņi strādā, bet daži kopīgi pienākumi ir šādi:

• Izveidot dokumentus.
• Apkopojiet slaidu prezentācijas
• Izveidojiet izklājlapas.
• Pārvaldiet datubāzes.
• Izveidot un / vai uzturēt tīmekļa vietnes.
• Rīkojieties kā biroja vadītājs, plānojot personāla pasākumus, piemēram, apbalvojot vakariņas un līdzekļu vākšanas pasākumus, plānojot klientu tikšanās un organizējot kolēģu grafikus.

Atalgojuma administratīvais asistents

Alga var būt atkarīga no uzņēmējdarbības veida, kurā tiek nodarbināts administratīvais palīgs, kā arī no pienākuma apjoma. Tie, kas apkalpo vadītājus, saņem augstāko atalgojumu.

• Gada vidējie ienākumi: $ 38,880 ($ 18,69 / stundā)
• Top 10% gada ienākumi: Vairāk nekā $ 64,230 ($ 30,88 / stundā)
• Apakšējā 10% gada ienākumi: Mazāk nekā $ 24,690 ($ 11,87 / stundā)

Izglītība, apmācība un sertifikācija

Šai profesijai nav nepieciešama īpaša augstākā izglītība, bet tā var būt noderīga.

• Izglītība: Jums būs vajadzīgs vidusskolas diploms vai līdzvērtīgs dokuments, un jūs varat iegūt malas laukā, reģistrējoties asociētā studiju programmā vai apmeklējot sekretariāta mācību programmu pēc vidusskolas. Sekretāriem tagad ir bakalaura grādi vai specializēti sertifikāti, piemēram, akreditētais juridiskais sekretārs vai sertificēts medicīniskais administratīvais asistents aizvien vairākos sektoros. Izpildu asistentiem un sekretāriem jābūt vismaz koledžas kredītiem, ja ne bakalaura grādam.

• Apmācība: Apsveriet iespēju sākt darbu ar pagaidu nodarbinātības aģentūru. Dažkārt tie piedāvā apmācību jauniem darbiniekiem. Pretējā gadījumā, ja jums ir dažas galvenās sekretariāta prasmes, mācības darba vietā var tikt sniegtas, apgūstot konkrēta uzņēmuma vai lauka virves.

Administratīvo asistentu prasmes un kompetences

Lai kļūtu par administratīvo palīgu, jums būs nepieciešamas vairākas būtiskas īpašības.

• Datoru un programmatūras prasmes: Jums vajadzētu būt ērtiem, izmantojot Microsoft Office, e-pastu un internetu. Iespējams, jums jāzina QuickBooks vai citas grāmatvedības programmatūras programmas, ja strādājat mazos uzņēmumos.
• Daudzfunkciju prasmes: Tas var būt īpaši svarīgi, ja jūs arī darbosies kā vadītājs. Jums vajadzētu spēt žonglēt vairākas prasības vienlaicīgi.
• Mutiskās un rakstiskās komunikācijas prasmes: Tie ir būtiski. Jums ir jābūt stabilai angļu valodas prasmei un jābūt labām korektūras prasmēm.

• Starppersonu prasmes: Jūs strādāsit ar citiem, ieskaitot klientus un citus biroja darbiniekus. Laba manieres un mierīga uzvedība var būt ļoti svarīga.
• Organizatoriskās prasmes: Jums ir jābūt detalizētai un organizētai, spējīgai uzreiz brīdināt dokumentu vai atsaukšanas protokolu.
• Lēmumu pieņemšanas prasmes: Bieži vien jūs atradīsiet sev vairākus uzdevumus gandrīz vienlaicīgi, jo īpaši aizņemtajos birojos, tāpēc jums vajadzētu būt iespējai noteikt prioritātes un pieņemt laikietilpīgus lēmumus. Klients varētu vēlēties tūlītēju tikšanos, bet vai viņam tiešām ir ārkārtas situācija vai tā var gaidīt dažas dienas?

Darba Outlook

Diemžēl šai pozīcijai nav iedrošinoša darba perspektīva. ASV Vitalo statistikas birojs paredz, ka tehnoloģiskie sasniegumi sāks pārņemt daudzus administratīvo palīgu pienākumus no 2016. līdz 2026. gadam, kā rezultātā darbavietu skaita pieaugums samazināsies par 5%.

Darba vide

Šo pozīciju pieprasa gandrīz katra nozare. Jūs varētu atrast sev darbu medicīnas iestādē, advokātu birojā, valdības birojā vai mazā kaimiņattiecību darbuzņēmējā. Jebkurā gadījumā jūs, iespējams, atradīsieties birojā.

Virtuālie palīgi kļūst arvien pieprasītāki, tāpēc iespējams, ka jūs varētu strādāt no mājām.

Darba grafiks

Tas gandrīz vienmēr ir pilna laika darbs parastā darba laikā, bet uzņēmuma raksturs var prasīt dažus nedēļas nogales darbus, piemēram, ja jūs strādājat medicīnas klīnikā. Turklāt jurista profesijas darbinieki var secināt, ka viņi sagaida ilgas stundas pirms izmēģinājumiem un termiņiem.

Kā iegūt darbu

IESNIEGT IESPĒJAMAS IETEIKUMI

Darba devēji, kas pieņem darbā sekretāru vai administratīvo palīgu, meklē indivīdu, ar kuru viņi var ērti strādāt, kuri labi saplūst ar citiem darbiniekiem un kuri var uzticēties konfidenciālai informācijai. Spēcīgas rekomendācijas var pierādīt šīs īpašības.

IZMANTOJIET JŪSU TĪKLUS

Pieskarieties tīkliem, lai iegūtu darba vietas. Sāciet ar Facebook un LinkedIn kontaktus, ģimenes draugus, kaimiņus un bijušos darba devējus. Ļaujiet viņiem zināt, ka jūs novērtētu ievadīšanu ikvienam, kurš varētu būt darbā.

TRACK DOWN OPENINGS

Veiciet Google meklēšanu darba meklējumos ar tādiem atslēgvārdiem kā administratīvais palīgs, mārketinga asistents, redakcijas palīgs, medicīnas sekretārs, juridiskais sekretārs un biroja palīgs, lai izveidotu darba vietu sarakstu. Daudzas administratīvās darbavietas tiks reklamētas arī vietējā laikraksta vai Tirdzniecības palātas tīmekļa vietnes nodarbinātības sadaļā.

Salīdzinot līdzīgas darbavietas

Dažas līdzīgas darbavietas un to gada vidējā darba samaksa ietver:

• Tiesas reportieris: $57,150
• Informācijas sekretārs: $34,520
• Medicīnas transkripcijas speciālists: $34,770