Projekta izsekošana bez Ganta diagrammām

Ganta diagrammas ir fantastisks un ļoti noderīgs instruments, lai izsekotu un koordinētu visus mazos soļus, kas nonāk lielā projektā, bet tie var ātri kļūt par milzīgiem un netīrsiem, īpaši cilvēkiem, kuri nezina, kā tos lasīt. Mēģiniet izmantot Ganta diagrammu, lai izskaidrotu savu progresu klientam vai kolēģim citā nodaļā, un jums var būt diezgan grūti izaicinājums.

Tas nav vienīgais izaicinājums Ganta diagrammām. Ganta diagrammas dati parasti prasa īpašu programmatūru apskatei un rediģēšanai, un to drukāšana gandrīz vienmēr ir izaicinājums. Turklāt reizēm jūs vēlaties koncentrēties tikai uz nelielu projekta daļu, neapmierinot visu papildu informāciju.

Lai gan Ganta diagrammas ir viens lielisks risinājums, tās nav vienīgās. Ja jums ir nepieciešams aplūkot mazāku informācijas paraugu vai jums ir jāiesniedz vienkāršota versija vai informācijas daļa tādā situācijā, kad Ganta diagramma nebūtu praktiska, šeit ir piecas alternatīvas, kuras jūs varētu izmantot.

Uzdevumu saraksti

Ikvienam uzņēmēju aprindām vajadzētu būt pazīstamam un apmierinātam ar pamata uzdevumu sarakstu. Patiesībā, organizēšana ir viena no vadošajām prasmēm projekta vadītājam.

Uzdevumu saraksts veic uzdevumu sarakstu uz nākamo līmeni. Izmantojot uzdevumu sarakstu, varat pievienot papildu kolonnas, lai parādītu, kurš pabeigs katru uzdevumu, uzdevuma statusu, sākuma un beigu datumus un iespējamību, ka uzdevums tiks pabeigts laikā. Jūs pat varat pievienot izvēles rūtiņas, lai jūsu komandas dalībnieki varētu pārbaudīt, kā vienumi ir pabeigti.

Izklājlapas

Viena no alternatīvām ir vienkāršota diagramma izklājlapā. Jūs joprojām varat uzskaitīt uzdevumus kreisajā pusē, un jūs joprojām varat pasargāt joslas, lai parādītu progresa līmeni un paredzētos uzdevumu sākuma un beigu datumus.

Izklājlapas var būt laikietilpīgas un laika ziņā intensīvas, lai to atjauninātu, tāpēc jūs nevēlaties tos izmantot kā savu kopējo projektu vadības risinājumu. Lai vienkāršotu vienreizēju ziņojumu klientam vai pārvaldniekam, vienkāršotā izklājlapa var vizuāli izvietot projektu tādā veidā, kas ir

viegli izskaidrot un saprast. Tā ir arī laba iespēja, lai izsekotu projekta progresu.

Plūsmas diagrammas

Plūsmas diagrammas vai tīkla diagrammas parāda projekta uzdevumus tādā secībā, kādā tie ir jāpabeidz. Plūsmas diagrammas var būt tikpat vienkāršas vai sarežģītas, cik vēlaties. Piemēram, jūs varat vai nevēlaties uzskaitīt informāciju, piemēram, katra soļa sākuma un beigu datumu, uzdevuma identifikācijas numuru vai

vieta. Ņemiet vērā, ka pārāk daudz informācijas pievienošana var padarīt šīs diagrammas grūti lasāmas.

Lai gan daudziem cilvēkiem ir vieglāk lasīt un saprast plūsmas diagrammas nekā Ganta diagrammas, tās var kļūt par problēmu. Turklāt tās bieži vien nav piemērotas lielām un sarežģītām problēmām. Plūsmas diagrammas ir vislabāk piemērotas, lai prezentētu vienkāršus projektus ar uzdevumiem, kas dabiski virzās no viena uz otru

nākamo, bet to nedrīkst izmantot kā ilgtermiņa instrumentu vai pārāk sarežģītiem projektiem.

Kanbanas dēļi

Vai jūsu projektam ir liels skaits soļu, kas nav obligāti jāveic secīgā secībā? Vai jums ir vairāki cilvēki, kas strādā pie viena projekta, vai arī uzdevumi tiek regulāri atjaunināti? Ja tā ir, Kanban var piedāvāt Jums ideālu risinājumu. (Uzziniet vairāk par to, kā Kanban darbojas projektu vadībā.)

Ar Kanban plāksni katrs projekta uzdevums ir uzrakstīts uz līmlapas un ievietots atbilstošajā kolonnā, piemēram, "darīt", "notiek" vai "darīts". Tā kā katrs uzdevums ir pabeigts, atbilstošā lipīga piezīme tiek pārvietota pa visu galdu, līdz visas piezīmes ir slejā “gatavs”.

Šī organizatoriskā sistēma ir ļoti viegli saprotama un ātri modificējama, taču tā nav ļoti pārnēsājama, un jums būs jābūt uzmanīgiem, lai neviens no piezīmēm netiktu pazaudēts.

Statusa pārskati

Ganta diagrammas ir lielisks rīks, lai izsekotu jūsu projektus, ne vienmēr to darot. Ja viss, kas jums jādara, ir paziņot savu progresu klientam, projekta sponsoram vai citiem komandas locekļiem, statusa ziņojums var būt labākais risinājums. Turklāt daudzas projektu vadības programmatūras izveidos vienkāršotus, viegli saprotamus statusa ziņojumus tikai ar dažiem peles klikšķiem, ietaupot vērtīgu laiku un enerģiju.

Ganta diagrammas ir ļoti praktiskas, lai izsekotu visus uzdevumus, kas nonāk lielā projektā, taču tie ne vienmēr ir vislabākie, lai šo informāciju nodotu citiem, īpaši tiem, kuri nav pieraduši tos lasīt.

Jums ir vairākas citas alternatīvas. Izmēģiniet vienu no šīm piecām Ganta diagrammas alternatīvām. Jums var būt patīkami pārsteigts, cik daudz laika varat ietaupīt.