Pasākumi, kas jāiekļauj projekta plānā

01 Projekta mērķi

Projekta mērķi ir definēti projekta hartā, bet tie jāiekļauj arī projekta plānā. Ir vairāki veidi, kā to izdarīt. Projekta plāns varētu vēl vairāk izskaidrot projekta mērķus, vai arī tas varētu ietvert hartu kā pielikumu. Neatkarīgi no tā, kā projekta vadītājs izvēlas iekļaut mērķus projekta plānā, ir svarīgi saglabāt skaidru saikni starp projekta hartu - projekta pirmo galveno dokumentu - un projekta otro pamatdokumentu - projekta plānu.

02 Projekta darbības joma

Tāpat kā projekta mērķi, darbības joma ir noteikta hartā. Tomēr projekta vadītājam jāturpina precizēt darbības jomu projekta plānā. Piemēram, projektam manuāla procesa automatizēšanai būtu jānosaka darbības joma, nosakot, kur šis process sākas un beidzas.

Nosakot darbības jomu, projekta vadītājs var sākt parādīt, kāds būs projekta mērķis vai gatavais produkts. Ja darbības joma nav definēta, tā var tikt paplašināta visā projektā un noved pie izmaksu pārsniegšanas un nokavēto termiņu.

Piemēram, ja jūs vadāt mārketinga komandu, lai izveidotu brošūru uzņēmuma produktu līnijai, cik lappušu būs? Kādi ir daži piemēri, kā gatavais produkts varētu izskatīties? Dažiem komandas locekļiem brošūra var nozīmēt divas lappuses, bet citiem - tas var nozīmēt desmit lapas. Darbības jomas noteikšana var iegūt visu komandu tajā pašā lapā sākuma brīdī.

03 Stūrakmeņi un galvenie rezultāti

Projekta galvenos sasniegumus sauc par pagrieziena punktiem. Galvenos darba produktus sauc par galvenajiem rezultātiem. Tie pārstāv lielus projekta elementus. Projektu plānā ir jānorāda šie elementi, jādefinē un jānosaka termiņi to pabeigšanai.

Ja organizācija uzņemas jaunu programmatūras izstrādes projektu, galvenie rezultāti varētu būt uzņēmējdarbības prasību galīgais saraksts un to īstenošana. Pēc šiem projektiem varētu būt atskaites punkti projekta pabeigšanai, sistēmas testēšanai, lietotāju pieņemšanas pārbaudei un programmatūras izvēršanas datumam. Šiem pagrieziena punktiem ir ar tiem saistīti darba produkti, bet tie ir vairāk par procesiem, nekā paši produkti.

Mērķim un galvenajiem sasniedzamajiem termiņiem nav jābūt precīziem datumiem, bet precīzākiem, jo ​​labāk. Precīzi datumi palīdz projektu vadītājiem precīzāk sadalīt darba struktūras.

Šajā plāna posmā jūs izveidosiet atskaites punktus, lai jūs varētu veikt lielus vai augsta līmeņa rezultātus un sadalīt tos nelielos produktos, kurus var izklāstīt nākamajā solī.

04 Darba sadalījuma struktūra

Darba sadalījuma struktūra vai WBS, dekonstruē projekta atskaites punktus un galvenos rezultātus mazākos gabalos, lai katrai personai varētu piešķirt atbildību par katru gabalu. Izstrādājot darba sadalījuma struktūru, projekta vadītājs ņem vērā daudzus faktorus, piemēram, projekta komandas locekļu stiprās un vājās puses, uzdevumu savstarpējo atkarību, pieejamos resursus un kopējo projekta termiņu.

Projekta vadītāji galu galā ir atbildīgi par projekta panākumiem, taču viņi nevar veikt šo darbu. WBS ir rīks, ko projekta vadītājs izmanto, lai nodrošinātu atbildību par projektu, jo tas stāsta projekta sponsoram, projekta komandas locekļiem un ieinteresētajām personām, kas ir atbildīgas par to. Ja projekta vadītājs ir noraizējies par uzdevumu, viņa precīzi zina, ar ko tikties ar šo problēmu.

05 Budžets

Projekta budžets parāda, cik daudz naudas ir piešķirts projekta pabeigšanai. Projekta vadītājs ir atbildīgs par šo resursu pienācīgu izkliedēšanu. Projektam, kuram ir pārdevēji, projekta vadītājs nodrošina, ka rezultāti ir izpildīti saskaņā ar līguma noteikumiem, īpašu uzmanību pievēršot kvalitātei. Daži projektu budžeti ir saistīti ar cilvēkresursu plānu.

Ir svarīgi noteikt izmaksas par katru pagrieziena punktu un sasniedzamību, apskatot, cik daudz laika un darbaspēka izmaksas būs saistītas ar uzdevumu izpildi. Projekta izmaksas tiks piesaistītas projekta ilgumam, kas ir atkarīgs no projekta apjoma. Darbības joma, starpposma mērķi, uzdevumi un budžets ir jāsaskaņo un jārealizē.

06 Cilvēkresursu plāns

Cilvēkresursu plānā ir parādīts, kā projektam tiks nodrošināts personāls. Dažreiz tas ir pazīstams kā personāla plāns. Šis plāns nosaka, kas būs projekta komandā, un cik daudz laika tiek uzņemta katrai personai. Izstrādājot šo plānu, projekta vadītājs vienojas ar komandas locekļiem un viņu vadītājiem par to, cik daudz laika katrs komandas dalībnieks var veltīt projektam. Ja ir nepieciešami papildu darbinieki, lai konsultētos par projektu, bet ir daļa no projekta komandas, tas ir arī dokumentēts personāla plānā. Atkal apspriežas ar attiecīgajām uzraudzības iestādēm.

07 Riska pārvaldības plāns

Daudzas lietas var nepareizi ietekmēt projektu. Lai gan visas iespējamās katastrofas vai nelielas žagas ir neparedzamas, daudzas no tām ir paredzamas. Riska pārvaldības plānā projekta vadītājs identificē riskus projektam, iespējamību, ka šie riski notiks, un stratēģijas šo risku mazināšanai. Projekta vadītājs meklē informāciju no projekta sponsora, projekta grupas, ieinteresētajām personām un iekšējiem ekspertiem.

Novēršanas stratēģijas tiek ieviestas attiecībā uz riskiem, kas varētu rasties vai kuriem ir augstas izmaksas. Plānā ir minēti riski, kas var rasties, un tie, kuriem ir zemas izmaksas; tomēr tām var nebūt ietekmes mazināšanas stratēģiju.

08 Komunikāciju plāns

Komunikācijas plānā izklāstīts, kā projekts tiks paziņots dažādām auditorijām. Līdzīgi kā darba sadalījuma struktūra, komunikācijas plāns piešķir atbildību par katra komponenta aizpildīšanu projekta komandas loceklim.

Šajā solī ir svarīgi izklāstīt, kā problēmas tiks paziņotas un atrisinātas komandā, un cik bieži sazināsies ar komandu, ieinteresētajām personām vai priekšnieku.

Katram ziņojumam ir paredzēta auditorija. Komunikācijas plāns palīdz projektu vadītājiem nodrošināt pareizo informāciju pareizajiem cilvēkiem īstajā laikā.

09 Ieinteresēto personu pārvaldības plāns

Ieinteresēto personu pārvaldības plāns nosaka, kā ieinteresētās personas tiks izmantotas projektā. Dažreiz ieinteresētajām personām ir jāsaņem informācija. To var rūpēties komunikācijas plānā. Ja no ieinteresētajām personām ir nepieciešams vairāk, ieinteresēto personu pārvaldības plānā ir izklāstīts, kā tas tiks iegūts.

10 Pārmaiņu pārvaldības plāns

Izmaiņu pārvaldības plāns nosaka pamatu projekta izmaiņu veikšanai. Projektu vadītāji vēlas izvairīties no izmaiņām projektā, bet dažkārt tie ir neizbēgami. Pārmaiņu pārvaldības plāns paredz protokolus un procesus izmaiņu veikšanai. Atbildības un pārredzamības ziņā ir ļoti svarīgi, lai projektu sponsori, projektu vadītāji un projekta komandas locekļi ievērotu pārmaiņu pārvaldības plānu.