Kā organizēt savu papīru

Vienīgā reize, kad, šķiet, domājat par saviem svarīgajiem dokumentiem, ir tad, kad tie ir vajadzīgi. Un, nereti, jūs nevarat tos atrast, kad jums tās ir vajadzīgas, jo jums nav organizētas un centralizētas sistēmas svarīgu dokumentu glabāšanai un / vai pēdējā reizē, kad tās bija vajadzīgas, jūs to vienkārši iemeta jūrā. dokumentus savā mājas birojā, nevis nodot to atpakaļ tur, kur tā pieder.

Darba sākšana

Ar visiem jūsu svarīgajiem dokumentiem, kas izplatīti visā jūsu mājā, jūs tērējat daudz laika un enerģijas, meklējot tos. Jūs arī riskējat zaudēt dažas no tām. Bet ar dažiem vienkāršiem soļiem jūs varat organizēt svarīgus papīra dokumentus vienā nedēļas nogalē!

Jums būs vajadzīgs neliels divriteņu skapītis vai pārnēsājama piekārta datņu kaste, daudzkrāsaini karājas faili (6 dažādas krāsas), manilas trešās izgrieztās augšējās cilnes mapes un ugunsdrošs seifs (pēc izvēles). Vai arī jūs varat iegādāties lielu saistvielu un cilpu ieliktņus. Kad esat ieguvuši preces, šeit ir seši soļi, ko jūs ievērosiet, lai organizētu savus dokumentus.

Savākt dokumentus

Pirms varat organizēt visus svarīgos dokumentus, jums tie ir jāatrod. Dažreiz ir vieglāk pateikt, nekā izdarīt.

Pārbaudiet savu mājas biroju atvilktnēs un papīrus, kas novietoti uz galda vai galda. Pārbaudiet papīra kaudzes, kas traucē jūsu virtuves galdiņus, kā arī virtuves atvilktnes un grozi. Paskaties uz jūsu guļamistabas garderobes un naktsskapja (jūs varētu būt atstājuši tos tur no rīta, un aizmirsāt par tiem). Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, pārbaudiet savu maku vai portfeli par svarīgiem dokumentiem, kurus jūs nejauši joprojām pārvietojat.

Kategorizēt

Svarīgākie dokumenti ietilpst vienā no šādām sešām kategorijām. Kārtot visus savāktos dokumentus šādi:

1. Mājas un īpašuma ieraksti - hipotēkas, īpašuma darījumi, mājas uzlabošanas projekti un kvītis, ierīces rokasgrāmatas un garantijas, informācija par īpašumu, mājas apdrošināšanas polises un rokasgrāmatas
2. Auto ieraksti - nosaukumi, uzturēšanas uzskaite, apdrošināšanas polises un informācija, aizdevumu informācija un maksājumu ieraksti
3. Veselības reģistrs - apdrošināšanas polises, veselības apdrošināšanas pabalstu rokasgrāmatas, medicīnisko pabalstu skaidrojums, ārsta rēķini, recepšu saraksti, elastīga izdevumu informācija, medicīniskie ieņēmumi, medicīnas direktīvas, dzīvības apdrošināšanas polises

1. Finanšu ieraksti - bankas izraksti, nodokļu deklarācijas, nodokļu atskaitījumu uzskaite, ieguldījumu uzskaite, kredīta ieraksti, kredītkaršu pārskati
2. Elektronikas ieraksti - mobilo telefonu līgumi un rokasgrāmatas; pārdošanas kvītis un garantijas datoriem, klēpjdatoriem un iPad; kabeļu un interneta plāni un rēķini; bezvadu maršrutētāja pārdošanas kvīts un rokasgrāmata
3. Personīgie ieraksti - dzimšanas apliecības, laulības apliecība, laulības šķiršanas apliecība, aizbildnības dokumenti, sociālā nodrošinājuma informācija, imunizācijas ieraksti, pases, militārā dienesta dokumenti, kristību un apstiprinājuma ieraksti, testamenti, bēru plāns un apbedīšanas vietas informācija. Ja jums ir mājdzīvnieki, jūs varat iekļaut arī svarīgus dokumentus, piemēram, informāciju par veterināro un vakcīnu šajā kategorijā.

Atrodiet savus būtiskos dokumentus

Lielāko daļu no svarīgākajiem dokumentiem var uzglabāt regulārā kārbā vai portatīvā piekaramā faila kastē. Ir daži. Tomēr tas patiešām būtu jāglabā ugunsdrošā vai ārpus uzņēmuma uzglabāšanas vietā, piemēram, seifā.

Būtiski dokumenti ir dokumenti, kas būtu ļoti grūti vai ļoti laikietilpīgi aizstāt. Tajos var būt konfidenciāla personiska informācija, kas varētu būt apdraudēta, ja notiek ielaušanās vai laupīšana. Gadījumā, ja jūsu māju iznīcināja ugunsgrēks vai plūdi, jūs vēlaties, lai šie būtiski dokumenti paliktu neskarti.

Lielākajai daļai cilvēku būtu svarīgi uzskatīt šādus dokumentus: sociālās drošības informāciju, dzimšanas apliecības, apdrošināšanas polises kopā ar jūsu pārstāvja kontaktinformāciju, testamentus, īpašuma dokumentus, auto nosaukumus, pasi un visus līgumus vai līgumus, kas prasīja jūsu sākotnējo parakstu.

Izveidojiet galveno sarakstu ar visiem svarīgākajiem dokumentiem, kurus ievietojat ugunsdrošā drošībā vai ārpusvietas glabāšanas opcijā.

Dublējiet savu maku

Lielākā daļa no mums katru dienu iznomā kritisko informāciju. Vai jūs zināt visu, kas ir jūsu makā? Ko jūs darītu, ja jūsu maku būtu pazaudēti vai nozagti?

Izveidojiet kopijas vadītāja apliecībā, donora kartītei, veselības apdrošināšanas kartei (-ēm), biedru kartēm, piemēram, sporta zāles veikalu lojalitātes kartēm, noliktavu klubiem un, vissvarīgāk, visām kredītkartēm un debetkartēm (kopēt priekšā un aizmugurē). Saglabājiet šīs kopijas ar citiem svarīgiem papīra dokumentiem:

5. solis: izveidojiet vienkāršu reģistrācijas sistēmu

Jo vienkāršāka ir reģistrācijas sistēma, jo biežāk to izmantosiet konsekventi. Veikt katru svarīgo dokumentu kategoriju un piešķiriet tai piekārtiem faila krāsu:

• Mājas un īpašuma ieraksti
• Auto ieraksti
• Veselības reģistrs
• Finanšu ieraksti
• Elektronikas ieraksti
• Personīgie ieraksti

Pievienojiet atbilstošu skaitu piekārtu failu savai reģistrēšanas sistēmai, lai noskaidrotu, cik dokumentu ir katrā kategorijā.

Izmantojiet manila mapes un izveidojiet mapi katram atsevišķam dokumentam katrā kategorijā. Ievietojiet mapes atbilstošajā krāsainā karājas faila sadaļā.

Ja iegādājāties lielus trīs gredzenus un cilnes ieliktņus, iezīmējiet cilnes ar iepriekš minētajiem ierakstu nosaukumiem, papīra caurums perforē visus dokumentus un organizē tos. Ja dokumentiem nevajadzētu iespiest papīra caurumu, papīra caurums perforē mapi un ievieto dokumentus mapē.

Tagad, ja papīrs tikai nav jūsu lieta, tas var būt jums atbrīvojošs brīdis. Jūs varētu skenēt visus šos dokumentus, saglabāt tos cietajā diskā un pēc tam tos sadriskāt. Bet izmantojiet savu rīcības brīvību, jo daži dokumenti ir labāk saglabāti. Izmantojiet savu labāko spriedumu.

Noturīga uzturēšana

Tagad, kad tiek organizēti svarīgi dokumenti, tos organizējiet. Katru mēnesi, kad apmaksājat rēķinus, iesniedziet visus jaunos dokumentus atbilstošajā nodošanas sistēmas sadaļā. Tajā pašā laikā meklējiet visus dokumentus, kurus esat izņēmis no sistēmas tā mēneša laikā, kas varētu būt ārpus reģistrēšanas sistēmas. Pārveidojiet tos. Vismaz divreiz gadā pārbaudiet dokumentus, kas atrodas jūsu reģistrēšanas sistēmā, lai redzētu, vai tos var tīrīt. Labs grafiks, kas jāievēro, ir pirmajā gadā un katra mācību gada beigās.

Ar nelielu piepūli jūs varat gūt ilgtermiņa ieguvumus, organizējot svarīgus papīra dokumentus.

Rediģējis Elizabeth McGrory.