Cik ilgi jāglabā darbinieku faili

Viena no lielākajām lietām cilvēkresursu jomā ir tāda, ka mums ir tonnas dokumentu. Tonnas un tonnas un tonnas. Daudzas no tām ir elektroniskas šajās dienās, bet princips paliek. HR veic uzskaiti. Un mums ir jāglabā šie ieraksti, bet cik ilgi?

Šeit ir galvenās vadlīnijas cilvēkresursu uzskaitei. Tomēr atcerieties, ka valsts likumi var atšķirties no šīm vadlīnijām. Ja valsts likumi un federālie likumi ir pretrunā, vienmēr glabājiet ierakstus, pamatojoties uz to, kura prasība ir ilgāka. Labāk ir kaut ko glabāt pārāk ilgi, nekā nav pietiekami ilgi.

Ierakstu noma

Jums ir jāsaglabā visi šie atsākumi, intervijas piezīmes, lietojumprogrammas un darba piedāvājumi, un pat jūsu meklējumu reģistrs, izmantojot jūsu pieteikuma iesniedzēja izsekošanas sistēmu, vienu gadu pēc lēmuma pieņemšanas par darba piedāvājumu. Tātad, ja jūs intervējat pretendentu, un viss process turpinās trīs mēnešus, tas ir tikai tad, kad tiek pieņemts galīgais lēmums par pieņemšanu darbā, pulkstenis sākas atzīmēt.

Kāpēc jums tas jādara? Ja kāds kādreiz apšauba jūsu lēmumu par pieņemšanu darbā, jums būs jāpierāda, ka nelikumīgi nediskriminējāt nekādā veidā, formā vai formā. Likumi, piemēram, amerikāņu ar invaliditāti likums, VII sadaļa, un daudzi citi pieprasa, lai jūs pierādītu, ka esat atbilstīgs. Šo ierakstu saglabāšana palīdz jums to izdarīt.

Zāļu pārbaudes ieraksti

Ja jums nepieciešama narkotiku testēšana pirmsnodarbinātības gadījumā, tā ir daļa no nomas dokumenta, un jums ir jāglabā rezultātu kopija uz vienu gadu. Ja veicat papildu testēšanu ar narkotikām neatkarīgi no tā, vai tas noticis nelaimes gadījuma darbā vai kā daļa no izlases veida pārbaudes, jums ir jāuztur arī šie ieraksti uz vienu gadu. Tomēr, ja jums tiek piemēroti Transporta departamenta noteikumi, narkotiku testu protokolu minimālais termiņš ir pieci gadi.

Payroll / Timecards, Utt.

Likums pieprasa, lai jūs saglabātu šos ierakstus trīs gadus, bet nesenie tiesas prāvas nozīmē, ka būtu gudrāk tos saglabāt ilgāk. Jūs vēlaties saglabāt ierakstu par to, cik daudz katram darbiniekam ir samaksāts, un cik stundas viņi strādāja par visu jūsu uzņēmuma pilnvaru laiku. Saglabājiet savus ierakstus vismaz piecus gadus pēc darbinieka atstāšanas, neatkarīgi no iemesla.

Atbrīvotiem darbiniekiem, protams, jums nav jāuztur laika uzskaite, jo viņu atalgojums ir vienāds neatkarīgi no nostrādāto stundu skaita. Tomēr, ja jūs kādreiz esat nepareizi klasificējis darbinieku kā atbrīvotu no darba, ja viņa būtu bijusi atbrīvota no nodokļa, šie nostrādāto stundu ieraksti var palīdzēt jums maksāt par virsstundām. Pārliecinieties, ka iekļauts, kā uzņēmums aprēķina atalgojumu. Piemēram, jums ir jāpārbauda, ​​vai tā bija taisnīga alga, alga plus komisija, virsstundas, gabalu darbs vai tieša stundas samaksa.

Jums tas jādara ne tikai attiecībā uz darba samaksu un nodokļu jautājumiem, bet daudzi citi lēmumi ir atkarīgi no nostrādāto stundu skaita. Piemēram, atbilstība FMLA ir atkarīga no nostrādāto stundu skaita gadā. Ja jums ir nepilna darba laika atbrīvots darbinieks, iespējams, vēlēsities apsvērt iespēju pieprasīt laiku, lai noteiktu FMLA atbilstību. Jums arī jāspēj pierādīt, ka esat samaksājis savus darbiniekus par visām darba stundām.

I-9. Veidlapa

Saglabājiet darbinieka I-9 veidlapu, kas tiek glabāta atsevišķi no jūsu personāla ierakstiem, trīs gadus pēc darbinieka nomas un vienu gadu pēc darba attiecību izbeigšanas, atkarībā no tā, kurš ir vēlāk.

Informācija par veselības / pensiju pabalstiem

Visiem jūsu pabalstiem jūsu plāni jāreģistrē vismaz sešus gadus. Tiesas ir nospriedušas, ka, ja darbinieks jums iesūdz, sakot, ka viņš, piemēram, ir pelnījis augstāku pensiju, darba devēja pienākums ir pierādīt, ka viņi nav vairāk parādā, nevis darbinieka pienākums pierādīt, ka viņi to dara. Saglabājiet visus šos kopsavilkuma plāna aprakstus.

Ja jums ir bijušie darbinieki, kas ir tiesīgi saņemt COBRA, paplašinot viņu ieguvumus veselības jomā, jums arī jāglabā šie ieraksti sešus gadus, lai tie būtu droši. Likums nenosaka paturēšanu, bet, tā kā tas varētu tikt piemērots saskaņā ar Likumu par darbinieku pensiju ienākumu nodrošināšanu (ERISA), šis likums paredz saglabāt sešus gadus. Lai būtu drošā pusē, neizmetiet šos ierakstus.

FMLA ieraksti

Kad darbinieks pieprasa FMLA, jums ir jāsaglabā šī papīra taka, pat ja jūs atteiksiet atvaļinājumu uz trim gadiem. Pārliecinieties, ka jūs sekojat katra darbinieka atvaļinājumam - kad tas sākās un cik daudz laika tiek izmantots. Ja darbiniekam ir neregulāra FMLA, pārliecinieties, ka esat izsekojis katru atvaļinājumu un dokumentē izmantoto stundu skaitu. Datumi un stundu skaits ir jādokumentē. Atcerieties, ka periodisku atvaļinājumu var izmantot dažas stundas dienā vai dažas dienas nedēļā. Dokumentējiet to visu un saglabājiet šos ierakstus.

Atcerieties, ka tas nav visaptverošs saraksts un attiecas tikai uz federālajiem statūtiem. Jums var būt pakļauti papildu ierakstu saglabāšanas likumi, ja, piemēram, jūs esat federālais līgumslēdzējs vai jūsu valstij ir atšķirīgi standarti. Ja rodas šaubas, neizmetiet to.

Jūs varat piekļūt papildu resursiem par ierakstu glabāšanu un obligāto ziņošanu Cilvēkresursu vadības biedrībā (SHRM).

Atruna: Lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai gan tā ir autoritatīva, netiek garantēta par precizitāti un likumību. Vietni lasa vispasaules auditorija, un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi jūsu atrašanās vietā. Šī informācija ir paredzēta norādījumiem, idejām un palīdzībai.