Kā samazināt darbinieku zādzības risku

Drošības un novērošanas stratēģijas pēdējos gados ir uzlabojušās tehnoloģijas progresa dēļ. Daudzfunkcionālas uzraudzības iekārtas un mazāk pamanāmas tendenču izsekošanas lietotnes ir efektīvākas, lai noteiktu iespējamās nepilnības drošības sistēmā. Šīs nepilnības dod iespēju zagļiem vai embezzleriem iegūt nesankcionētu piekļuvi uzņēmuma naudas līdzekļiem un inventarizācijai.

Darbinieku zādzība ir uz pieauguma

Saskaņā ar ASV Tirdzniecības palātas datiem, 75 procenti darbinieku ir atzinuši, ka zagšana no darba devējiem ir vismaz reizi, un 38 procenti atzīst, ka vismaz divas reizes zagt no darba devējiem. FBI atsaucas uz darbinieku zādzību kā visstraujāk augošo noziegumu ASV, izmaksājot uzņēmumiem aptuveni septiņus procentus no to paredzamajām rezervēm. Problēma kļūst tik drausmīga dažiem uzņēmumiem, kas skāruši darbinieka zādzību, ka aptuveni 33 procenti ir nonākuši bankrota dēļ zādzību vai krāpšanas dēļ.

Statistikas smadzeņu apkopotie ziņojumi liecina, ka vairāk nekā 28 procenti no uzņēmējdarbības zaudējumiem svārstījās no 100 000 līdz 499 000 ASV dolāru, un 25 procenti zaudējumu pārsniedza 1 miljonu ASV dolāru. Šie skaitļi ir satraucoši, jo tie pierāda, ka uzņēmuma zaudējumi darbinieku zādzību dēļ nav nenozīmīgi. Naudas vai preču nozagtā vidējā vērtība tika ievietota 75 000 ASV dolāru apmērā.

Saskaņā ar Jack L. Hayes veikto pētījumu par zaudējumu novēršanas un inventarizācijas sarukuma kontroles konsultāciju firmu tikai 2014. gadā vairāk nekā 1,2 milj. Vēl svarīgāk, šie skaitļi tika iegūti no 25 lieliem mazumtirgotājiem, kas liecina, ka problēma ir plašāka un zaudējumi ir lielāki, ja mazie un vidējie mazumtirgotāji tika iekļauti maisījumā. Saskaņā ar vairākiem pētījumiem zaudējumi no darbinieku zādzībām pārsniedza zaudējumus no veikaliem.

Darbinieku zādzības metodes

Darbinieku zādzību var būt grūti atklāt, jo vainīgais ir iekšējās informācijas sistēma, kas ir pazīstama ar sistēmu. Turklāt šiem darbiniekiem ir piekļuve karaļvalsts atslēgām viņu pozīciju un uzticamas komandas spēlētāju reputācijas dēļ. Tās ir dažas no metodēm, ko parasti izmanto, lai nozagtu no uzņēmuma.

• Grāmatvedības un finanšu darbinieki var novirzīt saņemtās pārbaudes uz personas kontiem. Tā kā tie saglabā virsgrāmatas, viņi var apzagt zādzību, mainot ierakstus.
• Piekļūstot korporatīvajam kontam, darbinieki var rakstīt pārbaudes par fiktīviem maksājumiem, kas tiek novirzīti uz personiskajiem kontiem.
• Skaidras naudas zādzība prasa plānošanu, jo kasierim ir jāsabalansē savs skaidras naudas kaste maiņas slēgšanas brīdī. Viņi var sašķelt naudu, apzināti samazinot izmaiņas klientiem un saglabājot starpību. Uzņēmumiem, kas neveic skenēšanu, darbinieki var norādīt augstāku cenu par neapzīmētu preci un ievietot bilanci.

• Preču zādzība tiek veikta, izmantojot slepenu atkritumu tvertņu, otrreizējas pārstrādes sistēmas vai personisko maisiņu izmantošanu, lai izlaistu biznesa preces. Mazumtirdzniecībā atgriešanās un atmaksāšanas process dod daudzas iespējas nozagt no uzņēmuma ar trešās personas palīdzību vai bez tās.
• Piegāžu zādzība var šķist maza, taču summa strauji palielinās, kad darbinieki kļūst arvien nepatīkamāki, uzņemoties biroja preces personiskai lietošanai.
• Algas zādzība attiecas uz samaksu par nenopelnītu laiku un atlīdzību par ne-uzņēmējdarbības izdevumiem.

Izpratne par darbinieka zādzības motivāciju

Lielākajā daļā uzņēmumu darbinieki tiek pakļauti stingram skrīninga procesam, ieskaitot fona pārbaudes, nodarbinātības vēsturi un kredīta pārbaudes. Process ir paredzēts, lai izslēgtu nepiemērotas personas no pieteikumu iesniedzēju grupas. Var droši pieņemt, ka darbinieki, kas šķērso pirmsnodarbinātības šķēršļus, ir kvalificēti, uzticami un uzticami.

Daudzos gadījumos vainīgie ir ilgstoši uzticami darbinieki, kuri pāriet no strādīgiem, strādnieku-mēneša veidiem uz netīšiem zagļiem, kas rada rūpīgus plānus, lai novirzītu līdzekļus uz saviem kontiem vai palīdzētu veikt inventarizāciju. Kas varētu motivēt šos cilvēkus riskēt ar savu karjeru un iztiku, lai padarītu dažus tūkstošus dolāru?

1. Straujās dzīves izmaiņas: Mīļotā cilvēka zaudēšana nāves, laulības šķiršanas vai atdalīšanas rezultātā ir postoša attīstība ikvienam. Tas varētu samazināt darbinieku ienākumu plūsmu un palielināt izdevumus. Saskaroties ar montāžas rēķiniem, darbinieks izmanto iespēju veikt nelielas naudas summas. Bieži vien viņi uzskata, ka viņi var to atmaksāt bez nozvejas.
2. Dzīvošana ārpus viņu algas skalas: Vislielākie zaudējumi parasti ir saistīti ar embezzleriem, kas vēlas dzīvot ārpus saviem līdzekļiem. Viņi cenšas dzīvot labā dzīvē, bet nespēj paši atļauties preces un ērtības. Nozagtie līdzekļi tiek izmantoti, lai iegūtu dārgas automašīnas, mājas un luksusa preces. Darbinieks var veikt dārgas brīvdienas un iesaistīties darbībās, kas ir dārgākas par to, ko viņi var atļauties.

1. Iespēja: Darbinieki var uzsākt sīkas summas, jo pati iespēja. Klienti var aizmirst pieprasīt savas izmaiņas vai grāmatvedis var atrast iespēju koriģēt grāmatas bez pamanīšanas. Šo iespēju izmantojums var kļūt par ieradumu veidošanās un drīzumā no kontroles.
2. Atkarības: Personas, kas nodarbojas ar kompulsīvu rīcību, kas maksā naudu, nav labs kandidāts darbam, kas ietver skaidras naudas apstrādi vai uzskaiti. Piespiedu kārtā var pārvarēt pat vislabākos nodomus, un darbinieki galu galā novada biznesa līdzekļus, lai pabarotu azartspēles, narkotikas un citas atkarības.

1. Alkatība: Labi vecmodīgi alkatība vada uzticamus darbiniekus, lai izmantotu iespējas pašiem uzņemt uzņēmējdarbības vajadzībām. Zādzība var izpausties kā līdzekļu novirzīšana vai aprīkojuma un citu preču nodošana pašu vajadzībām.
2. Slikti āboli, kas izturēja skrīninga procesu: Nodarbinātības skrīninga procesam būtu jāizslēdz kandidāti ar sodāmības reģistriem, bet dažreiz daži no viņiem izturēs pārbaudi, jo nepietiekama fona izpēte vai ierakstu apstrādes traucējumi. Šie indivīdi, kas atrodas uzticības pozīcijā, var izplānot savu shēmu, lai nozagtu no uzņēmuma pat sākumā.

1. Revenge: Redzamie slīpumi var vadīt darbiniekus, lai meklētu atriebību, nozagjot no uzņēmuma. Persona, kas tiek nodota promocijas vai sānu pārcelšanai uz vēlamo atrašanās vietu vai kāds, kurš pārāk negatīvi novērtē pārāk personīgi, var uzskatīt, ka viņi apgalvo, ka viņiem ir liegta zādzība no uzņēmuma.

Aizsardzības stratēģijas, lai samazinātu darbinieku zādzību

Labākā aizsardzība ir proaktīva pieeja darbinieku zādzības problēmai. Drošības eksperti norāda, ka uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem vajadzētu pieņemt, ka tas notiek vai ka tas notiks, kad radīsies iespēja. Tas nenozīmē, ka visi darbinieki tiek uzskatīti par aizdomām, jo ​​tas ir ātrākais veids, kā nogalināt morāli. Stratēģija prasa visaptverošu sistēmu pārskatīšanu, lai noteiktu nepilnības administratīvajās un darbības procedūrās.

• Stiprināt pirmsdarba skrīninga procesu, lai identificētu sarkano karogu.Pozīcijām, kas nodrošina piekļuvi grāmatvedības un finanšu uzskaitei, jāveic augsta līmeņa fona pārbaudes, kas aptver kredītvēsturi un visas tikšanās ar krimināltiesību sistēmu. Skaidras naudas apstrādes uzdevumi būtu jāpiešķir jauniem darbiniekiem, nevis jauniem darbiniekiem. Esiet piesardzīgi pret neatbilstībām atsāktā vai acīmredzamajā slēpumā, jo tas var liecināt par apšaubāmu raksturu.
• Izveidot pārbaužu un līdzsvara sistēmu, jo īpaši attiecībā uz darbiniekiem, kas atrodas jutīgos amatos, un tiem ir piekļuve naudas un citiem finanšu kontiem. Īstenot draugu sistēmu, kas ietver vismaz divus darbiniekus, kas visu laiku strādā kopā. Procedūrām, kas prasa pārdot pārdošanu un izsniegt klientu kompensācijas, ir jāapstiprina vadītājs vai vadītājs. Grāmatvedības un grāmatvedības nodaļā grāmatvedības uzskaiti vajadzētu uzturēt darbinieku grupā, nevis uzticot tikai vienu personu grāmatām. Nekādā gadījumā nevienai personai nevajadzētu uzticēt kontroli pār visiem finanšu uzskaites dokumentiem, kuriem trešās puses profesionālis veic nepieteiktas revīzijas.
• Izmantojiet ārējo grāmatvedi, lai pārbaudītu galvenos finanšu ierakstus. Banku izrakstiem, izsniegtajām pārbaudēm un saņemtajām pārbaudēm, kā arī par debitoru parādu un debitoru parādzīmju grāmatiņām jāpārbauda trešai personai. Pārliecinieties, ka maksājuma saņēmēji ir pārbaudāmi, un paraksti jūsu uzņēmuma pārbaudēs ir likumīgi.
• Uzstādiet videonovērošanas sistēmu kā preventīvu līdzekli. Cilvēki mazāk iesaistās negodīgā uzvedībā, ja viņi zina, ka viņi atrodas kamerā. Kameras ir tur, lai pirms tā notiek, lai novērstu riskantu uzvedību. Reāllaika videonovērošana var būt noderīga augsta riska un augstas vērtības jomās, piemēram, noliktavu telpās un luksusa preču pārdošanas stāvā.
• Izveidot atkritumu savākšanas kārtību. Novērst visas iznīcināšanas un pārstrādes sistēmas izmantošanas iespējas, lai nozagtu preces personiskai lietošanai vai tālākpārdošanai citur. Šis process var ietvert visu kastu un kastes izjaukšanu un saplacināšanu, izmantojot tikai skaidrus atkritumu maisiņus, un nodrošinot vienvirziena piekļuvi atkritumu izgāztuvēm darbiniekiem.
• Uzlabot darbinieku morāli. Uzticības veidošana ir divvirzienu iela. Iepazīstiet darbiniekus, izveidojiet saikni un veidojiet attiecības, jo cilvēki, visticamāk, nestrādā kārdināšanā, ja viņi ir apmierināti darbā un rūpējas par savu karjeru.
• Atveriet darbinieku tipu. Saistībā ar iepriekšējo priekšlikumu darbinieki, kas ir lojāli uzņēmumam, var palīdzēt samazināt zaudējumus, kas radušies krāpšanas un zādzības dēļ, ziņojot par aizdomām anonīmi. Nodrošiniet visu ziņojumu konfidencialitāti un rūpīgi pārbaudiet katru ziņojumu pirms darbības uzsākšanas.

Lai sauktu pie atbildības vai nenosodītu apsūdzību

Mazie un vidējie uzņēmumi ir nesamērīgi cietuši no slepkavotājiem un krāpniekiem. Sešdesmit četri procenti mazo uzņēmumu ziņo, ka viņi ir bijuši darbinieku zādzības upuri, tomēr tikai 16 procenti ziņo par to, pamatojoties uz pētījumu, ko Cincinnati universitātē veica doktorants. Bieži vien mazo uzņēmumu īpašnieki tikai aizdedzina darbinieku, jo tiesvedības turpināšana ir dārga, un nav pārliecības, ka nozagtie līdzekļi tiks atmaksāti. Citi uzņēmumi atturas no iesūdzēšanas, lai izvairītos no to konfidenciālo datu pārbaudes.

Kad runa ir par darbinieku zādzību, profilakse ir labākā aizsardzība. Pārskatiet savas sistēmas un procedūras, lai identificētu neaizsargātās teritorijas, un veiciet nepieciešamās izmaiņas. Tas var palīdzēt strādāt ar neitrālu pusi ar jaunu perspektīvu, lai atrastu sarkano karogu. Ja tiek atrastas krāpšanas un darbinieku zādzības, rīkojieties ātri, apņēmīgi un stingri. Ievērojiet nulles tolerances politiku, lai aizsargātu jūsu uzņēmumu no būtiskiem zaudējumiem, kas radušies darbinieku zādzības dēļ.