Kas ir projekta darbības dokumenta dokumentā

Kad sākat jaunu iniciatīvu, projekta darbības joma ir svarīga informācija visai komandai. Tajā definēts gala produkts, ko piegādā klientam, kad tas ir jāpiegādā, un par kādu cenu.

Būtībā šis dokuments definē darba robežas, lai katrs komandas dalībnieks un klients saprastu, ko nozīmē projekts. Tāpat kā svarīgi, viņi saprot, ko tas dara ne nozīmē.

Ieguvumi

Projekta darbības jomas pārskats, kas tiek koplietots ar katru komandas dalībnieku un projekta klientiem, ir neatņemama projekta vadības sastāvdaļa. Starp tās priekšrocībām:

• Visu iesaistīto pušu kopīga izpratne par projekta sagaidāmajām īpašībām, kvalitāti un laiku
• Līdzeklis, kā sazināties ar citiem projekta dalībniekiem, lai iegūtu viņu atbalstu un iesaistīšanos
• Līdzeklis, lai koncentrētu komandas centienus uz darbu, kas nepieciešams, lai apmierinātu klienta vajadzības

Turklāt, ja tiek ierosinātas izmaiņas, kas pārsniedz sākotnējās darbības jomas robežas, paziņojums kļūst par pamatu izmaiņu novērtēšanai un ierosināšanai. Ja visas ieinteresētās personas pieņem izmaiņas, var pārskatīt darbības jomu.

Darba sākšana

Projekta vadītājam ir jācenšas iegūt informāciju no komandas locekļiem, klientiem, izpildvaras sponsoriem un citām galvenajām ieinteresētajām personām, lai saprastu un aprakstītu projekta iniciatīvas nepieciešamo rezultātu. To bieži sauc par rezultātu.

Piegādes aprakstā jāietver projekta izmaksas vai pieņemams izmaksu diapazons. Tā arī nosaka galvenās iezīmes, kas jāiekļauj, un piegādes grafiku.

Pēc vienošanās ar klientu, projekta vadītāju, projekta komandu un izpildvaras sponsoru, jebkuras izmaiņas projekta paziņojumā jāveic, izmantojot rūpīgi kontrolētu un dokumentētu izmaiņu procesu.

Cascading Impact

Tiklīdz vienošanās par darbības jomu vai dokumentu ir saskaņota, katra komandas daļa to izmanto kā pamatu savām aplēsēm par darbu, laiku un izmaksām. Jo precīzāka un precīzāka ir darbības joma, jo lielāka iespēja, ka darba grupas izstrādās precīzus aprēķinus un resursu prasības.

Izņēmumi var būt svarīgi

Nav nekas neparasts, ka projekta darbības dokumentā ir uzskaitīti konkrēti elementi, kas ir jāizslēdz no piegādes. Piemēram, darbuzņēmēja darbības dokumentā, kas paredzēts, lai būvētu māju, varētu būt noteikts, ka īpašniekam ir jāsaņem vides atļaujas, un tās nav atbildīgas par būvuzņēmēju, kas būvē māju.

Kas var iet nepareizi?

Skaidrības trūkums ir kopīgs projektu stresa un neveiksmes avots. Neskaidrs vai neskaidrs darbības jomas dokuments atstāj daudzas debates debatēm un nepaziņotiem spriedumiem. Tie var ietekmēt projekta īpašības, kvalitāti, laiku un izmaksas.

Vēl viens neveiksme, kas jāizvairās, ir pazīstama kā "darbības rāpošana". Ja darbības joma ir neskaidra, klientam ir kārdinājums izteikt prasības, kas ir ārpus sākotnējo plānu nolūka vai robežām.

Darbības jomas pielāgošana

Kaut arī biežas darbības izmaiņas aizkavēs projekta pabeigšanu un var radīt ievērojamas izmaksas, tās dažkārt ir nepieciešamas un saprātīgas. Projekta vadītāji paļaujas uz "izmaiņu vadības" procesu, kas identificē pieprasīto izmaiņu, pārskata visas atbilstošās laika, izmaksu un darba slodzes aplēses un pārvērtē projektu par jauniem riskiem, ņemot vērā izmaiņas.

Projekta vadītājs un izpilddirektors parasti pieņem galīgo lēmumu par darbības jomas maiņu tikai tad, ja situācija ir pilnībā analizēta. Izmaiņas dokumentē lēmumu žurnālā un pēc tam paziņo lielākai projekta komandai.