Ko darba devējiem nevajadzētu glabāt personāla lietās

Darba devējiem nekad nevajadzētu ievietot īpašus priekšmetus jūsu vispārējā personāla ierakstos. Jūsu darbinieku personāla datņu un ierakstu saturs dažos uzņēmumos ir pieejams Cilvēkresursu darbiniekiem, darbiniekam un darbinieka vadītājam vai vadītājam.

Citos gadījumos piekļuve ir ierobežota ar personāla darbiniekiem, un darbinieki var pieprasīt piekļuvi saviem ierakstiem. Advokāti var arī izsaukt personāla ierakstu saturu tiesas procesos un Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) sūdzības. Bijušais darbinieks var pieprasīt arī viņa personāla ierakstu kopiju.

Labākā prakse padara personāla datni pieejamu tikai personāla darbiniekiem. Personāla faili ir jāsaglabā zem slēdzenes un jāievada glabāšanas zona, kas padara tos nepieejamu citiem darbiniekiem.

Visiem šiem potenciālajiem darbiniekiem un potenciālajiem darbinieku personāla ierakstu skatītājiem, darba devējam ir jārūpējas par objektīvu, faktisku dokumentāciju par darbinieka darba vēsturi darbinieku personāla reģistros.

Līdz ar to jūs vēlaties piemērot šīs vispārīgās vadlīnijas dokumentācijai, kuru saglabājat uzņēmuma personāla reģistrā.

Vadlīnijas darbinieku personāla datnes saturam

Informācijai personāla reģistros jābūt faktiskam.

Uzraudzītāja vai personāla darbinieku viedokļi; izlases piezīmes; tenkas; nepamatotas baumas; jautājumi, ziņojumi vai citu darbinieku apgalvojumi, kas nav pētīti; apgalvojumi, kas nav veikti, izmeklēti un noslēgti; un jebkura cita nefaktiska informācija, komentāri vai piezīmes jāizslēdz no darbinieka personāla lietas.

Viens no sliktākajiem aizvainojošo komentāru piemēriem, ko personāla reģistrā atrastais personāla vadītājs konstatēja, ietvēra vadītāja intervijas piezīmes. Viens apgalvoja: "Iespējams, pārāk tauki, lai pēc vajadzības paceltu kāpnes." Iedomājieties, ka darbinieks, advokāts un pat nākotnes darbinieki un uzraugi lasa tādus komentārus kā šie.

Citā uzņēmumā vadītājs konstatēja nepamatotus piezīmes, ka vadītāji un citi bija ievietojuši darbinieka datnēs, piemēram, "Marijas dusmīgs, jo viņa nesaņēma paaugstinājumu. Viņa palēnināja viņas darbu mērķtiecīgi, lai iegūtu pat savu menedžeri." Skatīt problēmu?

Personāla uzskaitei jābūt pārdomāti iedalītai to attiecīgajām atrašanās vietām.

Nosakiet protokolu jūsu uzņēmuma personāla ierakstiem, pamatojoties uz valsts un federālajiem likumiem, darba likumiem, piemēram, 1996. gada veselības apdrošināšanas pārnesamības un atbildības likumu (HIPAA) un darba devēju labāko praksi.

Pēc tam pieturieties pie protokola. Jūs nevēlaties atrast nejaušus ārsta attaisnojumus, kas iekļauti personāla datnē, ja tie pieder medicīniskajam failam. Tāpat jūs nevēlaties, lai darbinieka veicināšanas pamati un pamatojums algas datnē būtu pamatoti.

Jūs arī nevēlaties, lai ieraksti par pieņemšanu darbā, kas ietver fona pārbaudi vai piezīmes no diskusijām ar bijušajiem darba devējiem personāla datnē.

Uzraugiem, vadītājiem un citiem darbiniekiem, kuri dokumentē personāla ierakstus, ir nepieciešama apmācība.

Jebkurai personai, kurai ir piekļuve dokumentiem un var ievietot dokumentus darbinieku personāla datnē, ir nepieciešama apmācība, lai pienācīgi uzrakstītu dokumentāciju.

Norādot darbinieka rājienu, ka darbinieks bija pilnīgs, viņš nespēs uzvarēt jūsu darbiniekus. Bet neapmācīti vadītāji ir pazīstami, ka raksta līdzīgus paziņojumus un ievieto tos darbinieku personāla datnēs.

Vēl labāk, ierobežojiet piekļuvi jūsu personāla personālam, kurš ir atbildīgs par ierakstiem, un zina, kas būtu jāiekļauj personāla datnē.

Saskaņojiet informāciju, ko jūs ievietojat personāla ierakstos.

Ietveriet gan darbinieka nodarbinātības vēstures pozitīvos, gan negatīvos aspektus. Pārāk bieži personāla ieraksti akcentē katru negatīvo notikumu un paliek garām pozitīvajām sastāvdaļām, ko katrs darbinieks piedzīvo. Padomājiet par paaugstināšanu, akcijām, izcilības atlīdzībām un slavēšanas un paldies piezīmēm.

Atzīstiet atšķirību starp vadītāja personīgajām piezīmēm par saviem darbiniekiem un uzņēmuma personāla ierakstiem.

Vadītāja piezīmes, kas tiek izmantotas veiktspējas uzlabošanai, projektu un mērķu sasniegšanas izsekošanai, kā arī taisnīgi noteikt paaugstinājumus un veiktspējas attīstības plānus, piemēram, ietilpst vadītāja privātajā failā, nevis uzņēmuma oficiālajos personāla reģistros.

Atzīstiet arī nepieciešamību apmācīt uzraudzītājus par to, kā ņemt piezīmes un uzturēt dokumentāciju to pārvaldības datnē. Privātajām banknotēm piemēro tādus pašus kritērijus kā faktiem, nevis viedokļiem un konkrētiem piemēriem, nevis dzirdes.

Uzraudzītāja privātajām piezīmēm var piespriest tiesas prāvu, tāpēc ieteicams ievērot piesardzību pat privātām banknotēm. Nav ieteicams, ka uzraugiem, kas glabā dokumentu kopijas, kas atrodas oficiālajā darbinieku personāla datnē, tiek izmantota to pārvaldības datnē.

Dokumentu noma un interviju pieraksti rada mazliet nepatīkamu.

Vislabākā prakse ir saglabāt atsevišķu failu katrai aizpildītajai pozīcijai, kas ietver visu dokumentāciju, kas saistīta ar šīs pozīcijas aizpildīšanu no darba nosūtīšanas uz atsauces pārbaudēm. Pieteikuma iesniedzēju atsākšana, pavadvēstuli un pieteikumi ietilpst šajā failā, izņemot to, ka jums jāpārvieto algotā darbinieka pieteikums uz darbinieku personāla datni.

Šajā failā ir oficiālie kontrolsaraksti un veidlapas, kuru mērķis ir objektīvi attēlot potenciālā darbinieka kvalifikāciju un atbalstīt jūsu lēmumu pieņemt darbā kvalificētāko kandidātu. Šajā darbā netiek iekļauti nomas vadītāja viedokļi un piezīmes, kas tika pieņemtas darbā pieņemšanas procesā.

Cilvēkresursi var apkopot šīs piezīmes, lai saglabātu pilnīgu dokumentāciju par nodarbinātības lēmumu, bet tās nepieder personāla dokumentiem.

Faktu dokumentācija par nodarbinātības lēmumiem.

Šī dokumentācija ietver tādus lēmumus kā veicināšana, pāreja uz sānu iespēju, kā arī algas paaugstināšana un personāla ierakstos. Uzrauga vai personāla viedoklis par darbinieku nav. Darbinieka personāla lietā ietilpst arī oficiālie disciplināro darbību dokumenti, piemēram, rakstisks brīdinājums.

Konkrēti dokumentācijas piemēri, kas nedrīkst būt personāla reģistrā

Personāla reģistrā nedrīkst ievietot šādu informāciju. Dokumentācijai var būt nepieciešams atsevišķs fails, to var klasificēt kā uzraudzības vai vadības piezīmes, vai arī darba devējam to nevajadzētu glabāt.

• Jebkura medicīniskā informācija ir medicīnas dokumentācijā.
• Darba samaksas informācija ir iekļauta algas datnē.
• Personāla datnēs nekad nedrīkst glabāt dokumentus, kas ietver darbinieku sociālā nodrošinājuma numurus vai informāciju par darbinieka aizsargātajām klasifikācijām, piemēram, vecumu, rasi, dzimumu, nacionālo izcelsmi, invaliditāti, ģimenes stāvokli, reliģisko pārliecību utt.
• Uzraudzības dokumentācija, lai pārvaldītu darbinieka darbu, izvirzītu mērķus, sniegtu atgriezenisko saiti un tā tālāk, jāiesniedz privātā, vadītāja vai pārvaldnieka īpašumā.
• Izmeklēšanas materiāliem, tostarp darbinieku sūdzībai, liecinieku intervijām, darbinieku intervijai, konstatējumiem, advokātu ieteikumiem un rezolūcijai, kā arī turpmākiem pasākumiem, lai nodrošinātu nekādu pretdarbību, vajadzētu atrasties izmeklēšanas lietā, kas ir atsevišķi no personāla ierakstiem.
• Faila darbinieka I-9 veidlapas faila vai atrašanās vietas faila faila faila vai atrašanās vietas failā aizpildiet prom no darbinieku personāla ierakstiem.
• Ievietojiet fona pārbaudes, tostarp kriminālnoziegumus, kredītziņojumus utt., Un narkotiku testēšanas rezultātus atsevišķā datnē, ko uzrauga vadītāji, un darbinieks nevar piekļūt. SHRM iesaka vai nu šo atsevišķo failu, vai iesaka šo informāciju iesniegt arī darbinieka medicīniskajā dokumentācijā.
• Darbinieku vienlīdzīgas iespējas ieraksti, piemēram, pašidentifikācijas veidlapas un valdības ziņojumi, nav jāglabā personāla datnē un nekur, kur vadītājam ir piekļuve.

Ja ievērojat šīs vadlīnijas, jūsu organizācija faktiski uzglabā faktiskās, atbalstāmās nodarbinātības vēstures un personāla ierakstus attiecīgajās vietās.

Atruna: Lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai gan tā ir autoritatīva, netiek garantēta par precizitāti un likumību. Vietni lasa pasaules mēroga auditorija, un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi jūsu atrašanās vietā. Šī informācija ir paredzēta norādījumiem, idejām un palīdzībai.