Zināt, kā, kāpēc un kad dokumentēt darbinieku veiktspēju

Cilvēkresursu un nodarbinātības pasaulē dokumentācija par darbinieka sniegumu var radīt vai pārtraukt jūsu spēju disciplinēt, izbeigt vai taisnīgi veicināt, atalgot un atpazīt darbiniekus.

Dokumentācija ir būtiska vadītājiem un personāla darbiniekiem, jo ​​jums ir jādara nopietni pūliņi, lai reģistrētu visus jūsu darbinieku nodarbinātības vēstures notikumus - gan pozitīvus, gan negatīvus darbības gadījumus.

Šeit ir viss, kas vadītājiem un personāla darbiniekiem nepieciešams rūpīgi dokumentēt darbinieku sniegumu.

Kāpēc jums vajadzētu dokumentēt darbinieku veiktspēju

• Dokumentācija sniedz pierādījumus tam, ka ar darba ņēmēju savlaicīgi un kodolīgi tika apspriesti izpildes jautājumi.
• Dokumentācija piedāvā vēsturi par darbinieka uzlabošanos vai nespēju uzlabot sniegumu laika gaitā. Tas ir hronoloģisks un precīzs darbinieku darbības, vadītāja darbības un notikumu apraksts, kā tas notiek.
• Dokumentācija sniedz pierādījumus, kas atbalsta vadības lēmumus veikt nelabvēlīgu rīcību, piemēram, disciplīnu vai izbeigšanu ar darbinieku.
• Dokumentācija sniedz pierādījumu tam, ka darbinieks ir pelnījis pieejamo reklāmu vai iespēju pār citiem darbiniekiem, kuri ir tiesīgi saņemt atbalstu.

• Dokumentācija sniedz pierādījumus, lai pamatotu algu pieaugumu, samazinājumu vai kāpēc darbinieks nesaņēma paaugstinājumu.
• Tiesas procesa gadījumā pilnīga un rūpīga dokumentācija aizsargā darba devēja intereses. Dokumentācija var atbalstīt vadības rīcību, izbeidzot neveiksmīgu darbinieku. Tā var arī pierādīt, ka darbinieks ir izbeigts tādu iemeslu dēļ, kas ir likumīgi pretstatā citiem, piemēram, nelegāla diskriminācija.

Ko darīt dokumentā

Vadītājiem ir jādokumentē darbinieku sniegums, gan pozitīvas iemaksas, gan darbības neveiksmes. Viņiem ir jādokumentē tieši tas, ko darbinieks darīja un teica un ko vadītājs darīja un atbildēja sapulces vai sarunas laikā.

Jums ir jādokumentē visi sarunas laikā noteiktie nolīgumi, noteiktie mērķi, nepieciešamie uzlabojumi un paredzamie uzlabojumi, kā arī uzlabošanas grafiks. Dokumentācijā jāiekļauj arī saistības, ko vadītājs veic, lai palīdzētu darbiniekam.

Kā dokumentēt

Dokumentācija jāsastāda sanāksmes laikā vai tūlīt pēc sarunas ar darbinieku. Nekad nevajadzētu palaist garām sarunas ierakstīšanu tajā dienā, kad tā faktiski notika. Gaida, kamēr vēlāk tiek ietekmēta dokumentācijas kvalitāte, jo tā ir balstīta uz atmiņu.

Viens no sliktākajiem kļūdu pārvaldītājiem ir domāt, ka viņi vajadzības gadījumā var atjaunot darbinieku konsultēšanas vēsturi. No rekonstruēta ieraksta nekad nav apmānīta neviena personāla persona, kurai ir kāda pienācīga, savlaicīga dokumentācija. Vadītāji, kas rekonstruē no atmiņas, rada nevajadzīgu un nepieņemamu risku savam uzņēmumam, jo ​​izveidotā vēsture neuzturēs iespējamu tiesas prāvu.

Jums nepieciešama jūsu dokumentācija, lai parādītu profesionālu, veiktu un organizētu. Rakstiet dokumentāciju tā, it kā jūs runātu par vēsturi trešai personai. Jūs nekad nezināt, kas vienu dienu var lasīt jūsu dokumentāciju, tāpēc pārliecinieties, ka tas atspoguļo jūsu profesionalitāti. (Kokteiļu salvete, aploksne vai lipīga piezīme nav uzskatāma par profesionālu dokumentāciju.)

Ja jūsu darbinieks iegūst jaunu darbu - vai arī jūs - savā organizācijā, jums ir jāiesniedz jauns dokumenta darbinieka vadītājs. Lai jūsu atmiņā un informētu darbinieka jauno vadītāju, katram dokumentam ir jānorāda darbinieka vārds un uzvārds, vārds un nosaukums un pilns datums.

Uzrakstiet dokumentāciju, kas ir faktiska, taisnīga, juridiska, objektīva, pilnīga un konsekventa. Izvairieties no viedokļiem (Mike ir apliets. Alise ir slinks. Toms guļ man.), Uzaicinot uz vārdu, rediģējot (Jānis ir parauts. Marka ir attieksmes problēma.) Un marķēšana (Marija ir bezatbildīga. atskaņotājs.).

Izvairieties arī no mēģinājuma interpretēt darbinieka uzvedību. (Maršai nepatīk šis uzdevums. Paula, šķiet, atrodas virs galvas.) Samaziniet savu aprakstošo vārdu, piemēram, īpašības vārdu un adverbju, lietošanu (lēnām, lēni, nelaimīgi, noskaņoti, rupji). Norādiet darbinieka konkrēto uzvedību un rīcību, nevis savu viedokli vai tā interpretāciju.

Dokumentācijā ir nepieciešams precīzs sarunas ieraksts. Ievērojiet faktus un pierakstiet, ko teicāt, un to, ko teica darbinieks. Pārliecinieties, ka jūsu dokumentācija ir nepārprotama un ka tā saņem fakti. (Jebkurā iespējamā juridiskā situācijā kļūdas kādā no dokumentētajiem notikumiem liek aizdomām par visiem dokumentiem.)

Visbeidzot, dokumentējiet visus nolīgumus, saistības, termiņus, nepieciešamos uzlabojumus, reģistrācijas punktus un citas detaļas, kas var izlīst no atmiņas. Pārliecinieties, ka esat norādījis datumu un laiku termiņiem un termiņiem, lai nenotiktu pārpratumus.

Uzziniet savu personāla nodaļas dokumentācijas politiku, kas jums pateiks, kādai dokumentācijai nepieciešama darbinieku personāla datne. Jebkura disciplinārlietu dokumentācija noteikti jāiekļauj.

Kur dokumentēt un uzglabāt

Tā kā dokumentācija par darbiniekiem ir konfidenciāla un privāta darbiniekam, jums jārūpējas par to, lai visi dokumenti paliktu konfidenciāli vadītājam, cilvēkresursiem un potenciāli darbinieka nākamajam vadītājam. Tādējādi nav ieteicams laist dokumentāciju uz koplietojamu datora disku. Rokrakstu dokumentācija un izdrukātā vadītāja dokumentācija vislabāk tiek glabāta slēgtā glabāšanā.

Ja jūs ievērojat šīs vadlīnijas, kad dodaties uz HR, lai lūgtu palīdzību disciplinētu, izbeigtu vai nodotu darbinieku darbam ar labāku potenciālu, HR palīdzēs jums atrisināt problēmu vai uzlabot situāciju. Kad HR liek jums dokumentēt, dokumentēt, dokumentēt vai viņi nevar jums palīdzēt; jums būs visas jūsu bāzes.

Atruna: Lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai gan tā ir autoritatīva, netiek garantēta par precizitāti un likumību. Vietni lasa vispasaules auditorija, un nodarbinātības likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs atšķiras. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālās vai starptautiskās valdības līdzekļiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi jūsu atrašanās vietā. Šī informācija ir paredzēta norādījumiem, idejām un palīdzībai.