Jūsu komunikācijas pielāgošana katrai auditorijai

Ja jūs cerat sazināties ar cilvēkiem tādā veidā, kas koplieto informāciju un jo īpaši maina uzvedību un ir nopietna ietekme, jums ir jāzina jūsu auditorija. Tas ir lieliska komunikācijas pamatprincips. Izpratne par to cilvēku perspektīvu, ar kuriem runājat, lai palīdzētu jums kļūt par labāku vadītāju un cilvēkresursu speciālistu.

Ziniet savu auditoriju. Ziniet, ko viņi rūp. Ziniet, ko viņi vēlas dzirdēt. Un, zinot tos un koncentrējot ziņojumu, jūs varat parādīt, ka esat resurss. Jūs piesaistāt savu auditoriju un jums ir lielāka ietekme.

Problēma? Jūsu auditorijas apzināšana prasa laiku, un vienmēr ir vieglāk darīt visu smadzeņu izgāztuvi, ko jūs zināt vai vēlaties informēt savu auditoriju par tēmu. Kritiski domājat par to, ko jūsu auditorija vēlas vai kam vajag dzirdēt.

Daudzi cilvēkresursu profesionāļi tiek iesaistīti, sniedzot auditorijai visu, kas viņiem būtu jāzina vai jādara saistībā ar jautājumu prezentāciju. Jūs zināt, ka esat iekļuvis šajā slazdā, kad atrodat sliekšņus uz slaidiem, nevis domāt par:

• ko auditorija patiešām rūp,
• kādi ir jūsu svarīgākie punkti, un
• kā tos kartēt skaidrā stāstā, kas rada saistošu sarunu.

Otrais slazds, kurā iesaistīti daudzi personāla profesionāļi, atkārto to pašu prezentāciju katru dienu no dažādām auditorijām. Problēma ir tā, ka dažādas auditorijas rūpējas par dažādām lietām un reaģē uz tām, tādēļ, ja vēlaties iesaistīties, jums katru reizi, kad runājat, ir jāpielāgo savs ziņojums.

Tas ir veids, kā nodrošināt, lai jūs pielāgotu savu ziņojumu, samazinātu troksni un lai jūsu auditorija būtu saistīta ar to, ko jūs viņiem pastāstāt, neatkarīgi no tā, kurš vai kur viņi ir. Šie pieci galvenie atgādinājumi nodrošinās, ka jūsu vārdi sasniegs to, ko viņi ir pelnījuši - ja jūs uzvarēsiet savu auditorijas pilnu uzmanību un iesaistīšanos.

Zināt, ko jūsu auditorija rūpējas

Jūsu auditorija nerūpēs par to, ko jūs sakāt, kamēr neesat pierādījis, ka jūs par viņiem rūp. Plānojot prezentāciju, jautājiet, kādas ir jūsu sagaidāmās auditorijas izaicinājumi un vajadzības? Kādi ir trīs līdz četri galvenie jautājumi vai jautājumi par viņu tēmu?

Ja nezināt, jautājiet dažiem cilvēkiem, kas apmeklēs jūsu prezentāciju, jautājiet departamenta vadītājam vai, ja nav pieejama informācija, dariet visu iespējamo.

Pēc tam sāciet savu prezentāciju, atgādinot auditorijai par identificētajām problēmām. Saka: „Es zinu, ka vairāki no jums ir domājuši par mūsu priekšrocību iespējām, vai“ Es domāju, ka šīs trīs lietas ir tas, ko jūs patiešām vēlaties iziet no šī semināra. ”

Kad jūs vispirms runājat par savu auditoriju un viņu problēmām un vajadzībām, ar kurām jūs runājat, jūs pierādīt, ka jūs par viņiem rūpaties. Tas liek cilvēkiem klausīties.

Kartējiet savus galvenos punktus savai auditorijai

Lielākā daļa HR prezentāciju jūtas kā informācijas izgāztuve, nevis skaidrs stāsts ar galveno punktu kopumu. Cilvēkresursu speciālisti parasti zina daudz vairāk, nekā citi vēlas vai ir jāzina par jebkuru nepieciešamo tēmu.

Autori Chip un Dan Heath savā grāmatā "Made to Stick" to sauca par "zināšanu lāstu". Kad pēdējo reizi jūtaties, ka prezentācija bija pārāk īsa vai aptvēra pārāk maz informācijas? Iespējams, reti, ja kādreiz.

Cilvēki, kas izceļas kā prezentētāji, tie, kas ir dzirdēti un kuriem ir ietekme, sākas, atzīstot auditorijas problēmu, ko viņi palīdz atrisināt. Tad, sagatavojot prezentāciju, viņi nošķirt no zināmajām zināšanām.

Paņemiet pusi no jebkura sagatavošanās laika, kas jums jākoncentrējas uz prezentācijas sirdi un to, kas jūsu auditorijai jāzina, kas viņiem palīdzēs. Labākais veids, kā izjaukt „zināšanu lāstu”, ir koncentrēties uz to, kas ir vissvarīgākais gan jums, gan auditorijai.

Kartējiet prezentāciju uz tāfeles vai papīra lapas vai izmantojiet lipīgu piezīmju kopu. Kāds punktu skaits ir labākais? Vai ir tāds punkts, lai jūsu auditorijai būtu vairāk jēgas? Kā jūsu punkti ir savstarpēji saistīti? Padariet tos skaidrus. Ja viņi to nedara, pastāstiet cilvēkiem: „Šeit ir pilnīgi atšķirīga, tomēr svarīga tēma.”

Pastāstiet stāstus un izmantojiet piemērus Jūsu auditorija atradīs relatable

Papildus mēģinājumam uzrādīt pārāk daudz lietas uzreiz, pārāk bieži HR prezentācijas izklausās abstrakti un nav saistītas ar auditorijas ikdienas dzīvi un darbu. Tad notiek tas, ka cilvēki noskaņo, sarunājas, pieņem, ka nav par viņiem, un neko nedarīt. Tas padara prezentāciju par savu laiku un jūsu atkritumiem.

Lai tie būtu saistīti, viņiem ir vajadzīgas idejas, kas balstītas uz stāstiem un piemēriem. Cilvēka smadzenes ir pieslēgtas pie stāstiem un atcerēties tos. Tātad, aptveriet mazāk punktus - labāk - ar daudziem piemēriem. Un, kad vien iespējams, sagatavojiet savus departamenta piemērus un ikdienas darba pieredzi.

Pastāstiet stāstus par to, kā izmantot jūsu koplietoto ideju. Vai tas ir, kā atrisināt kompensācijas problēmu, kā sniegt atgriezenisko saiti, kā pierakstīties jūsu redzējuma plānā vai kā jaunā organizācija atšķiras no vecās organizācijas, pastāstiet stāstus. Padariet tiltu skaidru starp jūsu tēmu un viņu dzīvi un interesēm.

Rādīt, ne tikai pastāstiet mērķauditorijai

Daudzos gadījumos attēls ir vērts tūkstoš vārdiem. Video kļūst par normu efektīvai komunikācijai. Šajā pieejamo video rīku dienā prezentētāji, kas izmanto pārāk daudz teksta, bieži izmanto attaisnojumus. Viņi saka: „Bet man ir jāsniedz ļoti specifiska informācija.” Vai: „Mana auditorija labāk varēs sagremot šo sarežģīto ideju, ja es to uzrakstīšu.” Nē, jūs, un nē, viņi to nedarīs.

Ja vien tavs mērķis nav nogalināt, atsvešināt un nepazemināt savu auditoriju un neietekmēt sliktākajā gadījumā, sagrieziet tekstu. Nosūtiet to papildu e-pastā vai kopīgojiet to Google dokumentā. Vizuāli, kas tiek izmantoti, ir vajadzīgi, lai atbalstītu stāstu, nevis kļūtu par jūsu skriptu. Tiklīdz jums būs skaidrs galveno punktu kopums un laba plūsma, ko atbalsta stāsti un piemēri, tikai tad jums vajadzētu sākt prezentācijas rīku.

Pretējā gadījumā jūs beidzat ar savu slaidu, kas uzrāda dubultu nodokli. Tādā gadījumā jums vienkārši bija jāiesniedz e-pasta ziņojums, nevis jātērē auditorijas laiks.

Pielāgojiet un uzlabojiet savu auditoriju

Kad esat izveidojis labu prezentāciju, kas vizuāli atbalsta jūsu galveno ziņu, jums ir tiesības to pielāgot katrai auditorijai, kuru jūs apkalpojat. Jūs varat izteikt savu viedokli un pēc tam skaļi jautāt: „Kāpēc jums par to jārūpējas?” Un pielāgojiet savu atbildi auditorijai, kas atrodas jums priekšā. Ko jūsu mārketinga komandas locekļi rūpējas par jūsu personāla vajadzībām, var būt ļoti atšķirīgi.

Gadu laikā, kad tika nodrošināta apmācība un prezentācijas līderiem desmitās organizācijās, piemēram, Apple, Oracle, SAP un T-Mobile, vienkārša ziņu kopuma spēja ir spīdējusi. Kad ziņojumi tika atbalstīti ar vienkāršiem attēliem un tos piegādāja fokusēts vadītājs, kurš varētu izteikt skaidrus punktus un savienot tos ar auditorijas ikdienas dzīvi, notika saziņa. Un, vai tas nav tas, ka jāsagatavo prezentācija?

----------------------------------------

Tobey Fitch ir Fitch Associates vadošais partneris. Viņš jau iepriekš ir piedalījies publikācijās, ieskaitot uzņēmēju.