Kā izstrādāt efektīvu sanāksmju programmu

Sanāksmes darba kārtība ir saraksts ar jautājumiem, kurus dalībnieki cer sasniegt sanāksmē. Darba kārtība jāsadala pirms sanāksmes, minimāli 24 stundas iepriekš, lai dalībniekiem būtu iespēja sagatavoties sanāksmei. Vēlams, ja iespējams, darba kārtībai jābūt pieejamai vairākas dienas pirms sanāksmes.

Sanāksmes darba kārtības izstrāde

Pirmkārt, noskaidrojiet, vai ir nepieciešami citi darbinieki, lai palīdzētu plānot sanāksmi. Tad izlemiet, ko jūs cerat paveikt, tikoties ar sapulci un izveidojiet savus sapulces mērķus. Jūsu izvirzītie mērķi noteiks efektīvu sanāksmju plānu. Pārliecinieties, ka jūs neesat plānojis vairāk, nekā saprātīgi sasniedzams jūsu sanāksmes laikā.

Kā teica Stephen Covey "Ļoti efektīvo cilvēku 7 paradumos", "Sākt ar prātu." Jūsu sapulces mērķis noteiks sapulces fokusu, sapulces darba kārtību un sapulces dalībniekus.

Tad apsveriet, cik daudz laika jums būs nepieciešams katram darba kārtības punktam. Ja tikšanās ilgs vienu stundu un jums ir pieci darba kārtības punkti, tas sniedz jums vispārēju priekšstatu par laika grafiku, ar kuru strādājat. Tas nenozīmē, ka katram darba kārtības punktam jābūt precīzi 12 minūtēm, bet piecas apvienotās acīmredzami nevar vidēji vairāk laika.

Lēmumi veikt

Pēc vispārējā mērķa noteikšanas jums vai jūsu komandai ir jāpieņem noteikti lēmumi. Papildus sanāksmes mērķim vai mērķim, iekļaujiet ar savu darba kārtību:

• Sanāksmes datums, laiks un vieta
• Sanāksmē bija nepieciešami dalībnieki
• Diskusijas priekšmeti
• Laiks, kuru jūs sagaidāt grupai, būs jāapspriež katram punktam
• Priekšdarbs sanāksmei. Tas ietvers jebkādu lasīšanu, dokumentāciju, datus, sanāksmju protokolus no iepriekšējas sanāksmes vai jebkuru citu sagatavošanu, kas padarīs jūsu faktisko sanāksmi veiksmīgu. Attiecīgie dokumenti jāpievieno sanāksmes paziņojumam un darba kārtībai, kad tos izplatāt uzaicinātajiem dalībniekiem.

Identificējošie dalībnieki

Kad esat nolēmis, ka sanāksme ir nepieciešama, lai sasniegtu savu mērķi, jums jāizstrādā dalībnieku saraksts. Ne katrs darbinieks var piedalīties vai piedalīties katrā sanāksmē, bet labo dalībnieku uzaicināšana palielinās jūsu panākumu iespējamību. Nosakiet savus dalībniekus, uzdodot sev dažus jautājumus:

• Kam ir jābūt risinājumam, ko grupa izstrādā?
• Kas pieder procesam, par kuru grupa apspriež?
• Kam ir jāzina informācija, ko izplatāt?
• Kas var sniegt datus un faktus, lai vadītu lēmumu pieņemšanu?
• Kam ir pieredze vai zināšanas, lai dalītos ar grupu?
• Kam jāatbalsta risinājumu vai uzdevumu īstenošana?
• Kam jāsniedz atļauja vai resursi, lai izpildītu sanāksmes rezultātus?
• Kas varētu iebilst pret jebkādu risinājumu vai virziena īstenošanu?

Regulāri plānotās sanāksmes

Ne katrai sanāksmei ir nepieciešama pielāgota darba kārtība. Lielākā daļa darbinieku regulāri plāno sanāksmes savām nodaļām vai darba grupām. Jums ir arī komandas un projekti, kuros jūs piedalāties.

Notiekošajam projektam var nebūt nepieciešama jaunizveidota darba kārtība katrai sanāksmei, bet jūsu komanda tiks labi apkalpota, pieņemot standarta pieeju jūsu sanāksmei.

Regulāri plānotā darbinieku sapulce ir sadalīta trīs segmentos, kuriem katram ir standarta darba kārtības punkti:

1. Informatīvie priekšmeti: Uzrakstiet visus darba kārtības punktus, kas ir informatīvi katrai sanāksmei. Piemēram, vadītājs atjaunina grupu par augstākās vadības sanāksmes rezultātiem.
2. Darbības vienības: Ievietojiet darba kārtībā visus jautājumus, kurus sagaidāt grupa vēlas pārskatīt katrā regulāri plānotajā sanāksmē. Piemēram, laika periodā veiktais budžets un izmaksu ietaupījumu un nepārtrauktu uzlabojumu noteikšana, ko grupa plāno sasniegt.
3. Pārsūtīt plānošanu: Ievietojiet darba kārtībā visus jautājumus, kurus grupa vēlas plānot vai sagatavoties iepriekš. Piemēram, īstermiņa mērķi nākamajam mēnesim vai nepieciešamība pēc kolēģu palīdzības turpmākajos uzdevumos.

Ja jūs izpildāt šīs vadlīnijas, izstrādājot savu sanāksmju darba kārtību, jūs uzlabojat varbūtību, ka jūsu sanāksme būs produktīvāka.

Ko iekļaut

Regulāri ieplānotas sapulces darba kārtība var palīdzēt iegūt vēlamos rezultātus, iekļaujot dažus pamatelementus:

• Sildīšana un apsveikumi. Apsveriet īsu ledlauzi, atkarībā no grupas biežuma.
• Pārskatiet sapulces mērķi, darba kārtību un gaidāmos rezultātus un produktu.
• Pārskatiet, labojiet (ja nepieciešams) un apstipriniet iepriekšējās sanāksmes protokolu.
• Sniedziet atbilstošu departamenta un uzņēmuma informāciju, kas nepieciešama komandai.
• Pārskatīt darbības virzienu, rīcības plānu un saistību progresu. Pārskatīt grupas progresu mērķu sasniegšanā.
• Apspriediet un pieņemiet lēmumus par šīs sanāksmes darba kārtības jautājumiem.
• Nosakiet nākamos soļus.

• Nosakiet nākamās sanāksmes mērķi, iznākumu un darba kārtību.
• Sanāksmes noslēgumā piezīmju saņēmējam jāpārskata saistības, ko cilvēki uzņēmās sanāksmes laikā.
• Nosakiet visu nepieciešamo palīdzību no cilvēkiem, kas nav grupā, un piešķirt dalībniekiem kontaktus.
• Nosakiet, kas ārpus sanāksmes dalībniekiem ir jāzina, ko un izlemiet, kā paveikt komunikāciju.
• Izplatiet protokolus 24 stundu laikā pēc sanāksmes vai nekavējoties, ja piezīmju ņēmējs tos aizturēja elektroniski.