Veidi, kā kaitēt jūsu projekta ieinteresētajām personām

Kā projekta vadītājs, daļa no jūsu darba ir pārliecināties, ka ieinteresētās personas - tas ir jūsu projekta komanda un galvenie klienti un piegādātāji - saņem to, kas viņiem nepieciešams no projekta. Jūsu ieinteresētajām personām vajadzētu būt jūsu galvenajiem līderiem. Viņiem būtu jāatbalsta jums, palīdzot sasniegt projekta mērķus un pārliecināties, ka visi ir vērsti vienā virzienā.

Bet tos ir viegli apgrūtināt. Un kad tas notiek, viņi var pārvērsties par cilvēkiem, kuri vairs nevēlas neko darīt ar jūsu projektu. Tas ir milzīgs risks projekta vadītājam, jo ​​jums ir nepieciešama viņu palīdzība un atbalsts, lai tas būtu veiksmīgs. Bez viņu ieguldījuma jūs, iespējams, nevarēsiet piegādāt savu projektu. Šeit ir veidi, kā apgrūtināt projekta dalībniekus un to, kas jums jādara.

Nespēja sazināties

Komunikācijai vajadzētu būt aptuveni 80% no tā, ko darāt kā projekta vadītājs. Kad jūs nepaziņojat savai komandai, piegādātājiem vai klientiem, kas notiek, tad viņi ātri apgrūtinās. Vēl ļaunāk, tās mēdz aizpildīt nepilnības ar savu paskaidrojumu par to, kas notiek, kas, iespējams, nav precīzs, un tas var būt pilnīgi kaitīgs projekta reputācijai.

Tā vietā sastādiet skaidrus projekta ziņojumus. Iepazīstieties ar viņiem individuāli un grupās un informējiet viņus par katru soli. Sastādiet projekta komunikācijas plānu un veiciet ieinteresēto personu analīzi, lai jūs varētu noskaidrot, kam ir nepieciešams dzirdēt to, kas un kad ir nepieciešams to dzirdēt.

Nesniedzot savu viedokli

Komunikācija ir viena lieta, bet tas parasti ir par statusa atjauninājumiem un projektu izsekošanu. Lai iesaistītu viņus projektā, jums ir jādara vairāk. Tas var apgrūtināt cilvēkus, ja viņi ir konkrētas jomas eksperts, un jūs nelūdzat to ievadi kaut ko, ko viņi ir augsti kvalificēti, lai komentētu. Projekta vadītāji var nonākt slazdā, domājot, ka viņiem ir jādara viss un jāpieņem visi lēmumi, bet tas vispār nav.

Tā vietā lūdziet savu viedokli par to, kā rīkoties ar projekta jautājumiem, kad tie rodas. Ņem vērā viņu viedokli. Jums nav jādara tas, ko viņi iesaka, bet tas palīdz veidot attiecības, ja jūs uzklausāt. To var izdarīt, rīkojot projekta sanāksmes, un varēsiet tos uzklausīt, kad viņi nonāk pie jums ar ieteikumiem. Ja tā ir jūsu komanda, pārliecinieties, ka viņiem ir pietiekama iespēja paust savu viedokli.

Ticot savas kvalifikācijas, dod jums lielvaras

Būt PMP® nepadara jūs par pasaules labāko projektu vadītāju (lai gan tas var palīdzēt mazam bitam). Turot PRINCE2® praktizētāja sertifikātu vai APMP vai jebkuru citu projektu vadības apzīmējumu, jūs nepārkāpjat.

Runājot par savu kvalifikāciju visu laiku un to, kā grāmatas dara lietas, ir drošs veids, kā kaitēt jūsu ieinteresētajām personām. Viņi nevēlas dzirdēt par jūsu lielajiem vērtējumiem eksāmenā vai par to, kā jūs izmantojat metodiku savam projektam. Patiesībā viss, ko viņi vēlas, ir tas, ka projekts norit labi. Viņi nav ļoti rūpīgi, kā jūs tur nokļūt, lielāko daļu laika.

Neuzņemieties, ka tāpēc, ka jums ir kvalifikācija un zināt, kā veikt riska pārvaldību, piemēram, ka jūs neapdraudēs projekta risku. Tas notiek ar labākajiem no mums. Tāpēc labāk ir būt pazemīgam un mērķtiecīgam, praktiski pielietojot savas prasmes, bet neticot, ka viņi jums liek virs saviem vienaudžiem.

Jūsu kvalifikācijai būtu jādod jums klusums, lai sniegtu savu darbu pēc iespējas labāk, taču jūs atradīsiet, ka daudzi cilvēki, kas strādā kā projektu vadītāji, tur sertifikātus. Patiesībā daudzi cilvēki, kas strādā specializētajās nozarēs, ir sertificēti un daudziem uzņēmumiem jūsu kompetences jomā, neatkarīgi no tā, vai tas ir arhitektūra, grāmatvedība vai projektu vadība, ir vienkārši higiēnas faktors.

Negaidiet, ka jūsu ieinteresētās personas tiks pārsteigtas un nerunājat par tām visu laiku. Pierādiet savas prasmes, sniedzot projektu labi un parādot, kā jūs pielietojat zināšanas, ko esat iemācījušies klasē.

Termiņa maiņa

Kad visi ir parakstījušies, lai projektētu starpposma mērķus un zinātu, kas notiek, kad jūs varat strādāt harmoniski kā viena komanda. Kad jūs maināt termiņus un nevienam nepaziņojat, tad cilvēki sāk apnikt.

Datumu maiņa būtiski ietekmē citu cilvēku darbu. Viņi var būt rezervējuši atvaļinājuma laiku par savu kritisko darbu pie projekta. Iespējams, ka viņiem vajadzēja aizpildīt resursus citās komandās, jo kāds ir nepieciešams projektam konkrētā laikā. Ja mainīsiet datumus, neizprotot visu šo fonu, tad jūs varētu apdraudēt projektu.

Jūsu projekta sponsors tā vietā sapratīs, vai nevarat sasniegt saskaņotos starpposma mērķus. Lietas mainās. Jūsu projektam ir pievienoti jauni vienumi vai izņemtas lietas. Bet tas nav jūsu uzdevums vienoties par izmaiņām tikai termiņos. Strādājiet ar savu projekta komandu, lai izprastu pārmaiņu ietekmi. Tad piedāvājiet risinājumu jūsu projekta sponsoram, paskaidrojot datumu maiņas pamatojumu.

Pārliecinieties, ka visas ieinteresētās personas ir informētas par izmaiņām un kā tas varētu ietekmēt viņu darbu. Tad ar ikviena piekrišanu veiciet izmaiņas un atjauniniet projekta dokumentāciju. Jums nekad nevajadzētu vienkārši veikt datumu izmaiņas, neļaujot pārējai komandai uzzināt vispirms.

Viņu laika izšķērdēšana

Sanāksmēm vajadzētu būt efektīvām, labi pārvaldītām un lielā mērā izmantot ikvienam. Bet tas ne vienmēr notiek. Daudzas reizes ieinteresētās personas sūdzas, ka viņi ir izšķērdējuši laiku sanāksmēs. Nav bijis darba kārtības, vai lēmums, ko viņi gaidīja, netika izdarīts, jo istabā bija nepareizi cilvēki.

Jums ir arī citas iespējas izšķiest savu laiku - tas nav tikai tikšanās. Nejauciet to iesūtni, ievietojot tos e-pasta kopijās, kad tiem nav jābūt. Tā vietā ieinteresētajām personām, kas iesaistītas projektos, ir vēl viens darbs, lai viņi to darītu saprātīgi. Pārliecinieties, ka jūsu sanāksmēm ir darba kārtība. Plānojiet tos, uzaiciniet pareizos cilvēkus un pārliecinieties, ka jūs sekojat līdzi.

Sūtiet e-pastus tikai attiecīgajiem cilvēkiem. Ja jums ir nepieciešams cc kāds, pārliecinieties, ka viņi saprot, kāpēc viņiem ir svarīgi apzināties, un izvairieties no dreaded “atbildes visiem”, cik vien iespējams. Vienkārši apzināties to, ka citi cilvēki ir aizņemti un ka jūsu projekts nav viņu galvenā prioritāte visu laiku (ja tas ir jebkurā laikā).