Kā veiksmīgi pārvaldāt projektu?

Apsveicam! Jūs tikko esat atbildīgs par svarīgu jaunu projektu. Skaidrs, ka jūsu priekšnieks piedāvā šo iespēju kā uzticību jūsu prasmēm. Un, kamēr esat sajūsmā, šī ir jūsu pirmā reize, kad esat atbildīgs par vispārēju projektu, un tas ir nedaudz biedējoši

Jūsu prātā ir vairāki jautājumi:

• Kā sākt darbu?
• Kādi ir pasākumi, kas vajadzīgi, lai pārvietotu projektu no uzsākšanas līdz slēgšanai?
• Kā izveidot augstas veiktspējas projektu komandu?
• Kas man jāprasa palīdzība šajā procesā? Vai ir izpildvaras sponsors?

Šie padomi ir vērsti uz to, lai palīdzētu ikvienam jaunam vadīt projektu, komiteju vai komandas iniciatīvu organizācijai unikālai darbībai. Neatkarīgi no tā, vai jūs organizējat brīvdienu ballīti vai vadāt jaunas produktu attīstības iniciatīvas, ir pieejami projektu vadības rīki un procesi, lai padarītu jūsu panākumu varbūtību daudz augstāku.

5 Projekta procesa posmi:

1. Uzsākšana: uzsākt projektu.
2. Plānošana: plānojot visu projekta darbu.
3. Izpilde: faktiski veic darbu.
4. Pārvaldīšana un kontrole: viss darbs, ko veicat projekta laikā, lai uzraudzītu progresu.
5. Noslēgums: projekta pabeigšana un izpilde un komandas pārtraukšana.

Šie pasākumi ir identiski katram projektam.

13 Projekta iesācēja galvenie soļi:

1. Definējiet darbības jomu:Pirmais un vissvarīgākais solis jebkurā projektā ir projekta darbības jomas noteikšana. Kas jums ir jāsasniedz vai jāizveido? Kāds ir projekta mērķis? Tikpat svarīgi ir noteikt, kas nav iekļauts jūsu projekta darbības jomā. Ja jūs nesaņemat pietiekami daudz definīcijas no sava priekšnieka, precizējiet darbības jomu un nosūtiet to atpakaļ augšā, lai to apstiprinātu. Kaut arī šis piemērs ir nedaudz no biznesa tēmas, mēs visi varam būt saistīti ar kāzu uzņemšanu. Plānojot kāzu uzņemšanu, jums var būt sava darbības joma: sagatavot kāzu uzņemšanu 100 viesiem ar vakariņām, atvērtu bāru, kāzu tortu un dzīvu joslu, lai dejotu līdz noteiktam datumam ar cenu, kas nepārsniedz $ 20,000.

1. Noteikt pieejamos resursus:Kādi cilvēki, aprīkojums un nauda jums būs pieejami, lai sasniegtu projekta mērķus? Kā projekta vadītājs jums parasti nebūs tieša šo resursu kontrole, bet tiem būs jāpārvalda ar matricas pārvaldību.
2. Saprast Laika skalu:Kad projekts ir jāpabeidz? Izstrādājot savu projekta plānu, jums var būt zināms elastīgums, kā jūs lietojat laiku projekta laikā, bet parasti termiņi ir fiksēti, piemēram, kāzu uzņemšanas gadījumā. Ja jūs nolemjat izmantot grafiku, lai apmaksātu virsstundas, jums ir jāizvērtē tas, kas atbilst jūsu budžeta ierobežojumiem.

1. Samontējiet projekta komandu:Iegūstiet cilvēkus savā komandā un sāciet dialogu. Tie ir tehniskie eksperti. Tāpēc viņu funkcionālais vadītājs tos piešķīra projektam. Jūsu uzdevums ir vadīt komandu.
2. Detalizētu darbu, 1. daļa:Kādi ir galvenie gabali vai komponenti, kas jāizveido, lai pabeigtu projektu? Piemēram, kāzu uzņemšanai nepieciešams augsts līmenis: uzņemšanas zāle, ēdiens, dzēriens, kūka, viesi un izklaide. Protams, katru no šiem lielākajiem posteņiem var iedalīt daudzos papildu posteņos. Tas ir nākamais solis.

1. Detalizētu darbu, 2. daļa: Mūsu kāzu uzņemšanas piemērā, iespējams, jums ir komanda vai persona, kas atbild par dažādām sastāvdaļām. Strādājiet ar savu komandas locekļiem, lai precizētu nepieciešamo informāciju, lai sasniegtu katru galveno objektu. Par pārtiku atbildīgajai personai ir jāsaprot iespējas, izmaksu ierobežojumi un jāizvēlas, kas atbalsta darbības jomu. Uzskaitiet mazākos soļus katrā no lielākajiem soļiem. Cik daudz līmeņu jūs dziļāk un vairāk detalizētāk veicat, ir atkarīgs no jūsu projekta lieluma un sarežģītības.

1. Izstrādāt iepriekšēju plānu:Apkopojiet visus soļus plānā. Labs veids, kā to izdarīt, ir izmantot prioritātes tabulu, kurā ir norādīti priekšmeti, kas jāizvēlas pirms citiem elementiem. Oficiāla projektu vadības prakse prasa attīstīt to, ko sauc par tīkla diagrammu un identificēt kritisko ceļu. Lai gan tas var būt ārpus jūsu vajadzību vai zināšanu līmeņa, galvenais jautājums ir secīgi sadalīt darbības pareizā secībā un pēc tam piešķirt resursus aktivitātēm. Jautājumi, kas jāuzdod, ietver: Kas notiek vispirms? Kāds ir nākamais solis? Kādus pasākumus var veikt vienlaikus ar dažādiem resursiem? Kurš veiks katru soli? Cik ilgu laiku tas aizņems? Ir pieejamas daudzas lieliskas programmatūras paketes, kas var automatizēt daudz šīs detaļas. Uzdot citiem līdzīgās pozīcijās, ko viņi izmanto.

1. Izveidojiet bāzes plānu:Iegūstiet atsauksmes par savu sākotnējo plānu no savas komandas un citām ieinteresētajām personām. Pielāgojiet laika grafikus un darba grafikus, lai projekts atbilstu pieejamajam laikam. Veiciet nepieciešamos pielāgojumus sākotnējā plānā, lai sagatavotu bāzes plānu.
2. Pieprasīt projekta korekcijas:Ir gandrīz nekad nepietiekams laiks, nauda vai talants, kas piešķirts projektam.Jūsu uzdevums ir darīt vairāk ar ierobežotiem resursiem, nekā cilvēki sagaida. Tomēr projektam bieži vien ir ierobežojumi, kas ir vienkārši nereāli. Jums ir jāizdara sava lieta un jāiesniedz jūsu priekšniekam un jāmaina šie nereāli ierobežojumi. Jautāt par izmaiņām projekta sākumā. Negaidiet, kamēr nav nepatikšanas, lai pieprasītu vajadzīgās izmaiņas. Tomēr, ja jūsu projektā ir iekļautas kāzas, negaidiet veiksmīgi pieprasīt daudzas būtiskas izmaiņas!

1. Strādājiet ar savu plānu, bet nezaudējiet to:Plāna izstrāde ir svarīga, bet plānu var mainīt. Katru rītu jums ir plāns vadīt darbu. Ja viens krustojums ir bloķēts negadījumā, jūs maināt savu plānu un dodaties citā veidā. Dariet to pašu ar saviem projekta plāniem. Mainiet tos pēc vajadzības, bet vienmēr paturiet prātā apjomu un resursus.
2. Uzraudzīt savas komandas progresu:Projekta sākumā jūs gūsiet nelielus panākumus, bet tad sāksiet sekot līdzi tam, ko dara ikviens. Tas atvieglos problēmu novēršanu, pirms tās kļūst par problēmām.
3. Viss dokuments:Saglabājiet ierakstus. Katru reizi, kad maināt savu sākotnējo plānu, pierakstiet, kādas bija izmaiņas un kādēļ tas bija nepieciešams. Katru reizi, kad projektam tiek pievienota jauna prasība, pierakstiet, no kurienes radusies prasība, kā arī to, kā tas tika pielāgots laikam vai budžetam. Jūs nevarat atcerēties visu, tāpēc pierakstiet tos, lai jūs varētu tos apskatīt projekta beigās un uzzināt no tiem.
4. Saglabājiet visus informētus:Visus projekta dalībniekus informējiet par panākumiem. Ļaujiet viņiem uzzināt par jūsu panākumiem, pabeidzot katru atskaites punktu, bet arī informējiet viņus par problēmām, tiklīdz tās nāk klajā. Tāpat informējiet savu komandu. Ja tiek izskatītas izmaiņas, pastāstiet komandai par tām tik tālu, cik iespējams. Pārliecinieties, ka visi komandā ir informēti par to, ko dara visi citi.

Bottom Line

Jums nav jābūt oficiālam projekta vadītājam, lai vadītu projekta iniciatīvu. Tomēr jums ir jāpiemēro projektu vadības rīki un loģika, lai noskaidrotu savus mērķus, sīki izklāstītu darbu, veidotu komandu un izpildītu un uzraudzītu darbu. Labākie panākumi!