Kā veikt uzdevumu sarakstu: pārvaldības padomi

Mēs visi esam veikuši uzdevumu sarakstus. Kaut kā nekad šķiet, ka dienā nav pietiekami daudz stundu, lai izpildītu visas jūsu uzdevumu sarakstā iekļautās lietas. Šeit ir sistēma, kas darbojas - un tā var strādāt arī jums.

Saraksts nav pietiekams

Nepietiek ar to, ka "saraksts, kas jādara". Jums ir jānovērtē tās. Jums ir jāzina, kādi uzdevumi ir svarīgāki, lai jūs varētu koncentrēties uz tiem. Tad jums ir jāpiešķir resursi šiem priekšmetiem, jānovērtē progress un jāmaksā sevi par panākumiem.

Klasifikācija

Uzskaitiet visas jūsu uzdevumu vienības izklājlapā, lai gan jūs varat to darīt arī uz papīra. Jūs varat arī ievietot tos datorā vai viedtālrunī, ierakstīt tos savā kalendārā vai ievadīt tos laika pārvaldības programmatūrā.

Pirmais solis ir uzskaitīt visu, kas jums jādara. Tad piešķiriet tiem rangu, lai jūs varētu koncentrēties uz svarīgākajiem jautājumiem.

Izmantojiet A, B, C reitingu. A saraksts ir tas, kas man ir jādara šodien, pirms es atstāju. B saraksts ir tas, kas jums ir nepieciešams, lai to izdarītu, bet ne vienmēr. Visbeidzot, C-saraksts ir tas, kas jums ir nepieciešams, lai atrastu laiku, kas nepieciešams drīz.

Jūs varat uzzināt diezgan ātri, ka lietas, kas atrodas C sarakstā, un pat B-saraksts, nekad nav paveiktas. Pirms vairākiem gadiem vienā operāciju vadītāja pozīcijā es atradu aizvien vairāk neapmierinātas ar savu A sarakstu. Ne tikai es to nekad nesaņēmu katru dienu, kā es vienmēr biju agrāk, bet A saraksts turpināja augt. Tas ir, kad es sapratu, kas man bija jādara, lai mans uzdevumu saraksts darbotos man, un es izstrādāju sistēmu, kas darīja darbu.

Laika organizēšana

Nebija pietiekami zināt, kas bija svarīgs; kas padarīja A sarakstu. Man arī bija jāzina, cik ilgi tas notiks un cik daudz laika man vajadzēja veltīt tiem. Es pievienoju kolonnu savam uzdevumu sarakstam ar paredzamo laiku, kurā katram uzdevumam vajadzētu veikt, un blakus esošo kolonnu ar kopējo summu.

Tad es veicu vienkāršu laika izpēti. Kā es darīju katru uzdevumu, es uzrakstīju to, ko es darīju, un sākuma un beigu laiku. Es sekoju visu dienu. Tad es atkārtoju to pāris nedēļas vēlāk citā dienā. Tas nebija visaptverošs pārskats, bet tas man deva zināmu ieskatu. Kā operāciju vadītājs lielu daļu manas dienas pārņēma pārtraukumi - risinot notikumus, kas notika, krīzes, kas radušās, vai problēmas, kas bija jārisina. Vidēji šie pārtraukumi tiek patērēti četras stundas dienā. Tā kā es parasti strādāju 10 stundu dienā, tas atstāja mani sešas stundas dienā, lai atrastu lietas, kas ir manas uzdevumu sarakstā.

Katru nakti, pirms es aizbraucu no biroja, es atjauninātu savu uzdevumu sarakstu. Es izdzēstu lietas, kas man bija pabeigtas, deleģētas vai pazeminātas, pievienoju jaunās lietas, kas bija radušās, pārkārtot prioritātes, lai iegūtu svarīgākos uzdevumus un piešķirtu katram paredzamo laiku. Tad es ietu sarakstu uz sešu stundu atzīmi un zīmētu līniju. Tas kļuva par manu mērķi nākamajai dienai.

Atlīdziniet sevi

Visbiežāk šī līnija kaut kur nokrita manā A sarakstā. Slikts bija tas, kas atrodas netālu no apakšas. Tomēr tas bija mans mērķis. Ja es nonākšu vai izturējušu līniju, es devos mājās, jo tā bija produktīva un veiksmīga diena. Tā vietā, lai pārspētu sevi pār tām lietām, kuras man nebija izdevies nokļūt, es atzinu savu panākumu, ja esmu saticis vai uzvarējis savu mērķi. Nākamajā dienā man bija vēlreiz jāsāk un jāpanāk jaunais mērķis, bet es to darīju no perspektīvas, balstoties uz iepriekšējiem panākumiem, nevis no neapmierinātības, ka pastāvīgi vairāk jādara, nekā man bija laiks paveikt.

Jums ir nepieciešama sistēma

Lai gūtu panākumus, jums ir jāizstrādā sistēma, lai pārvaldītu savu laiku, lai jūs varētu iegūt vairāk laika, kad esat. Ja jūsu mērķa līnija jūsu uzdevumu sarakstā vienmēr ir augšpusē, jūsu priekšnieks gatavojas meklēt kādu citu, kurš katru dienu varēs strādāt nedaudz tālāk. Tālāk apskatiet dažus resursus, lai palīdzētu jums veikt labāku laika pārvaldības darbu.

Pārvaldiet šo problēmu

Uzskaitiet uzdevumus, kas jums jādara. Prioritāšu noteikšana tiem, kas ir svarīgi, ne tikai steidzami. Ir plāns par to, ko katru dienu paveikt. Strādājiet pie šī plāna. Apbalvojiet sevi, kad satiekat vai pārspējat savu mērķi.